投诉信、索赔信、理赔信的结构与普通英文商务信函结构类似，包括：时间、称呼、正文和签名四部分。这部分信函正文内容的结构及表达要点如下:
1.投诉或索赔信函(Letter of Complaints or Claims)
(1)为提出投诉或索赔表示遗憾。
Expressing regret for the need to complain or claim.
(2)说明投诉或索赔的原因。
Stating the reason for the complaint or claim.
(3)说明由此造成的损失或不便。
Indicating the losses or inconvenience caused.
(4)表达期望。
Expressing your expectation.
2.理赔信函--同意索赔(Letters of Settlements-Agree to Grant the Claim )
(1)给对方带来的损失或不便感到抱歉。
Regret for the inconvenience caused to the reader.
(2)解释出现问题的原因并表示同意赔偿。
Explain reasons of the problem and express the wish to grant the claim.
(3)表达期望。
Wish to cooperate with the reader again.
3.理赔信函--拒绝索赔(Letters of Settlements-Refuse to Grant the Claim )
(1)给对方带来的损失或不便感到抱歉。
Show your regret for the inconvenience caused to the reader.
(2)解释出现问题的原因并表达自己的立场。
Explain reasons of the problem and make your position clear.
(3)解释说明不能负责的原因并提出解决问题的建议。
Slate the reason why you can not grant the claim and make suggestions
(4)表达期望。
Wish to cooperate with the reader again.
