邮件发出去以后,陆续会收到一些回复。对这些回复要认真阅读,以便掌握客户的真实的想法,针对客户的回信内容及时复信。
如果客户需要某产品的报价,那就专门为客户制作报价单。一份好的报价单不仅要有合适的价格,还要有良好的格式制作。
1.回复邮件时的合理报价
在报价前做好充分准备,如在报价中选择恰当的价格术语,利用好合同中的付款方式、交货期、装运条款、保险条款等要素与买家进行讨价还价;另外，凭借自己公司的综合优势，在报价中掌握主动,做到有的放矢。首先,要认真分析客户的购买意愿,了解他们的真正需求,有些客户会将价格作为最重要的因素,如果一开始就报给他很接近底线的价格,那么赢得订单的可能性就会比较大;而有的客户会有还价的习惯，总觉得报价中含有水分,无论报多低的价格，他总要砍价,这时候要分清他的购买意愿和意图,然后决定是给他报虚盘还是实盘。其次，要做好市场调研,了解市场的最新动态。外贸业务员要在关心成本和价格的同时,关注同行的成本与价格，做到知己知彼。比如,经常去一些工厂搜集信息,了解一些厂家的售价情况。另外,还要了解这个行业的发展和价格变化历史,从而对近期的走势做出合理的分析和预测。由于市场信息透明度高，市场价格变化更加迅速,因此出口商必须依据最新的行情报出价格-随行就市，才有成交的可能。
2.报价单的制作
必须根据报价及相关的事项制作一份完整的报价表。这对新客户尤其重要。
在报价单的名字上,很多人只是简单地将报价单命名为“报价单”,其实这是比较肤浅和不负责任的做法。客户会认为这只是一个普通的发盘,所以价格也不足为信。比较好的作法是在给报价单命名时,用“报价单十客户名字十日期”,如 Quotation - Microsoft-18-7-2006。客户会认为这是专门为他做的订价单,对里面的价格也会认真对待，也方便其快捷地找到这份报价单。
报价单的内容和格式也十分重要，在报价单中要体现的内容有价格术语、产品尺寸、清晰的产品图片、包装明细、内盒/外箱的尺寸、装柜量、品名、货号、颜色、材质、价格有效期、付款条件、备注(如电子产品要指明产品的配置)等。常见的做法是:报价单顶端左侧为公司的图标,右侧为公司名称及联系方式;报价单中间列明产品名称、图片、单价、特征、规格及包装方式等;底端为一些条款。
