很多外贸公司都有自己的客户管理软件，比如富通天下、恩特、神卓和畅想等。这些软件可以将客户的资料、邮件信息、采购信息等都统计出来，使原本很烦琐的工作变得简单，节约了外贸员大量的时间和精力。但也正因为有了这样便捷的软件，外贸员在整理客户信息时就不会像之前那般用心，也很少去分析客户，提取客户的信息。
而很多客户信息有助于我们跟踪客户，与客户进行谈判。因此，当外贸员开发、联系到了客户后，还需要建立一份客户信息采集表，将客户的个人信息都集中起来，比如客户的姓名、职位、手机号码、电话、传真客户公司的名称、主页、联系地址、邮编等。
此外，在与客户进行邮件往来或电话沟通的过程中，或者看到客户的 Facebook 主页等，外贸员也会获悉客户的一些个人事情，比如兴趣爱好、饮食习惯等，这些信息也都要记录在客户信息表中。别看这些都是小信息，但发挥的作用不可小觑。比如，当你接待客户时，如果你了解对方的饮食习惯，就可以选择令对方满意的餐厅。
因此，外贸员在一开始联系客户时，就应该建立一份客户信息采集表，即使客户并没有确切地回复要与你合作，你也应该统计信息，因为有些客户并不是联系一次之后就确定合作的，有些客户可能问完报价就不再回复，有些客户可能谈到付款方式就不再回复。这些客户很可能持观望态度，也许在几个月、半年之后，客户就会联系你。因此，将这些获取的信息详细地整理出来，如果客户再次联系你，你就可以问客户是不是对报价不满意，或者是付款方式存在什么困难等。
当然，这并不是一项简单的工作，很多信息都是需要一点点积累，一点点获取的。外贸员可以在与客户接触的过程中逐渐完善这个表格。
外贸员可以根据自己的习惯建立一个Word文档或者Excel表格，表格中的内容也可以针对不同的客户适当调整，只要这个信息表能够发挥其应有的功能即可。
对客户的信息分析到位，这样客户来访时，外贸员就可以做出较好的安排，令客户满意。
