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外贸跟单员在投保之前要将以下单证准备好。

在国际贸易活动中，买卖双方可能互不信任。

即期信用证(Sight Payment Credit)：指开证行或付款行收到符合信用证条款的跟单汇票或装运单据后，立即履行付款义务的信用证。

由于信用证结算方式是一种纯粹的“ 单据买卖”行为，只要“单证相符”，开证银行就一定要付款，进口商也一定要“付款赎单”。

如果买卖双方约定采用信用证方式，买方应严格按照合同规定按时开立信用证，这是卖方履约的前提。但在实际业务中，有时买方在市场发生变化或资金发生短缺的情况下，往往会拖延开证。因而，跟单员有必要催促对方迅速办理开证手续。特别是大宗商品交易或应买方要求而特制的商品交易，更应结合备货情况及时进行催证。如遇以下情况，应注意向买方发出函电提醒或催促对方开立信用证。

根据不同的形式，保险单可以分为以下几种类型：

检验证书(inspection certificate)，是检验机构对进出口商品进行检验、鉴定后对进出口商签发的一种书面证明文件。在对外贸易中，为确保进出口商的利益，确保进出口商品符合法律法规的规定，检验机构需要对进出口商品进行依法检验。这也是大多数国家和地区依法所做的一种强制性的行为。

目前，在我国海关出入境检验检疫局是公认的进出口商品检验机构，对凡是列入《出入境检验检疫机构实施检验检疫的进出境商品目录》，符合法律法规规定需要检验的出口商品，或合同规定的必须经由检验检疫机构检验的商品进行检验。

如果有些特殊情况则需要备注说明，如12天是指工作日，需要7天报关等。再比如，关于品牌的条款，原产地条款，应辅助的其他资料等。

报价单是出口商出口商品时给买方所出示的价格清单，以便对方对货物的种类、数量、价格有更详细的了解。