一旦客户确认来访，业务员必须从两个方面做好准备，一是客户来访前与客户的交流，二是和工厂一起为客户的来访做好各方面的准备。
客户来访前业务员与客户的交流
1.邀请函及相关入境手续
在客户确定来访后，业务员必须和客户仔细沟通，了解客户是否需要公司提供来访邀请函，以便客户顺利办理Visa卡。有的证明材料，如我国政府部门需要审核的对方的资信情况、身份情况等材料，业务员应该在客户来访前协助办理，以便客户顺利入境。
2. 客户的行程安排
在确认客户来访后，业务员应充分了解客户来访的行程安排，有的客户来访只为考察一个卖家，在这种情况下，该卖家如果能够满足客户的预期，成交的可能性很大。有的客户来访会同时考察几个卖家，这些卖家中有之前在 B2B 平台上已然和客户沟通过的客户要重点考察的卖家，也有客户顺便想了解的卖家。及时了解客户来访行程，可以让业务员在接待客户时做到心中有数，根据不同的情况制定不同的接待策略。例如，客户想同时考察几个卖家，这样几个卖家在价格上可能会存在竞争，业务员要提前准备好应对方案,以争取在竞争中脱颖而出。而且，与客户提前沟通好行程，还有利于业务员做好与其他卖家的联系和对接工作。
3.航班、用车、住宿等信息确认
在客户确认来访之后，业务员要及时告知客户应该选择的交通方式及可选交通方式的利弊。高铁在我国越来越普及，很多客户乘坐飞机到我国之后，首选的交通方式就是高铁。无论客户选择哪种方式，都要和客户沟通好接机的时间和地点。客户通常会告诉业务员准确的航班信息，航班信息确认完毕后，业务员要询问客户是否需要为其预订酒店、对于酒店的级别有没有要求等，以便安排好客户的住宿。住宿费用通常由客户承担。
4.提醒客户天气状况
客户从不同的国家到访，天气情况可能和客户的来访地差别很大。因此业务员在客户来访前最好先在网上查好天气情况发给客户，提醒客户增减衣物。业务员的热情会让客户对业务员及所在公司产生好感，利于建立彼此之间的良好友谊。
