对外贸易信函需注意三点沟通技巧。

信用证:反向思考,语气温和;

信用证是指银行应进口方(买方)要求向出口方(卖方)开出的一份书面证明,以保证支付货款。银行授权出口人在符合信用证条件的情况下,以银行或其指定的银行为付款人,开出的汇票不得超过规定金额,并按规定随附装运单据,按时在指定的地点收取。

对外贸易业务中,合同的签订和履行的时间有很长的间隔,在即将交货之前,如果买家的信用证尚未开出,则卖方必须督促买方及时开出信用证,以便及时装运。怎样催促对方尽快开出信用证更难。通常为缓和气氛,对外贸易人员可采用逆向思维的方法,敦促对方尽快开证。

货不符:态度委婉,避免消极情绪的影响。

对外贸易企业难免会遇到货物质量、数量等与前期订单描述不相符,不得不拒收货物或提出索赔的情况,这将不可避免地会在此时传递负面消息。心理研究显示,消极情绪比积极情绪具有更强的感染力和影响力。利用正面词语进行商业沟通,可有效地促进外贸合作。对外贸易企业在与对方协商货物不符时,除了客观地说明事实真相外,也要注意照顾对方的面子,尽量不要伤害自己的感情,用积极的语言来避免负面情绪的负面影响。

索赔和拒绝:条理清楚,赢得客户的理解和支持。

在对外贸易中,由于主客观原因,不可避免地会收到客户的投诉和索赔。实际经验表明,回复客户投诉和索赔是最棘手的信函业务。对外贸易企业往往根据不同情况选择索赔还是拒绝索赔。正确处理和拒绝索赔是一项极具挑战性的交流工作。

如为索赔,应采取直接写法,以开门见山的方式告知对方索赔的好消息。与此同时,尽量用中性的语言将对方的注意力转移到愉快的事情上,避免对索赔问题的消极描述。

(本文内容根据网络资料整理,出于传递更多信息之目的,不代表连连国际赞同其观点和立场)