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正常情况下，在每封邮件的下方，都是应该有完整的署名，包括姓名、职位、公司名、公司地址、电话、传真、电邮地址，尽管传真的作用已经逐渐被电邮替代，但缺少传真号码总显得不够专业。

写电邮，究竟是详尽更好，还是简洁更佳。有些客户喜欢长话短说，一句话能说清楚的就不用两句话；也有部分客户喜欢把邮件写得详尽，方方面面都考虑到。

发送业务邮件往往需要使用到图片和文字，小编带领大家了解一下外贸函电中图文的注意事项，具体如下：

大部分客户都不是设计师或者专业的图片处理人员，电脑里都只能打开jpg和 pdf 格式的文件。也许对方没有illustrator、photoshop、coral draw等软件，所以要为对方着想，发送图片的时候，将其导成jpg或pdf再发，会节省很多时间。

图片非常重要，很多时候比邮件本身内容还重要。一张好的图片，能瞬间表达出几段文字都无法讲清楚的内容。而且图片拍摄的好坏、处理的好坏也会直接影响到客户对产品的感觉，甚至对供应商的判断。

一旦有很多附件要同时发送，比如报价单、测试报告、验厂报告、产品说明书、产品详细图片、包装图片、标贴图片、外箱陵头图片等，可以在归类以后，分几封邮件发送。

有的时候，客户可能需要业务员发送一些产品图片，在没有针对性的情况下，可能会有很多张。如何把附件用好、用巧、用妙，使邮件锦上添花，而不是画蛇添足；发挥长处，而不是自曝短板，这其中的说道还真不少。

英文电邮，经常会用到附件。邮件里没法简单说明的问题需要用附件补充,图片文件需要附件，报价单需要附件，测试报告需要附件，相关图稿需要附件，产品的技术参数需要附件，多产品类比更需要附件。

因为某些原因需要离开现在的公司，走之前应该做好订单的交接，把手头上的事情都做好合理的安排。另外还需要通知所有的客户、供应商，以及有业务往来的相关人员。基本的礼节是必须要有的，对于帮助过你的人，不论客户、同事、朋友，还是供应商，都需要表示感谢。

休假分为两种情况，一种是个人的休假，比如年假、病假、婚假等;另一种是国定假期，或者整个公司的休假。遇到休假，要事先通知客户，并对现有的订单或跟进的项目做出交代，什么时候跟进，如何跟进，由谁负责跟进，都需要事先做好安排。