展会准备工作对于展会的成功举办和企业参展目标的实现至关重要。
一、制定参展目标
设定团队和个人的 SMART 目标，包括维护客户关系、开发新客户、销售成交、提升公司形象、市场调研、推广产品服务等方面。例如，参加某展会开拓特定数量分销客户并完成一定销售目标，邀请特定数量客户，展示特定形象，进行市场调研或推广新产品等。
明确目标案例，为实际操作提供参考，如参加不同展会设定的具体目标，包括客户数量、销售金额、展位规格、市场调研任务及产品推广重点等。
二、展位选择与搭建
选择有利位置，考虑人流密集地段，避免不利位置，预测人流方向决定展台展示方向。了解附近展位信息并调整设计。
根据需要选用展位类型，原则上建议选非标准展位。从多种渠道挑选搭建商并设计方案。
遵循展台布置基本原则，如远观醒目有冲击力、近观舒适明快、整体协调，考虑人流密度和流向增加照明，展品和图片展示高度符合人体视角，注重展区微观细节构造和展示空间重点考虑因素。
三、展品及宣传资料准备
根据展位设计选择展品，携带足够目录并展后统计数量。
四、礼品及文具道具准备
根据展会情况准备礼品和必要文具道具，可参照相关清单。
五、参展人员行程安排
合理控制费用安排行程，确保参展顺利。
六、客户邀请及展会营销
提前三个月在网站发布报道，展前一个月确定邀请客户名录并发送邀请函，通过多种方式邀请重点客户，普通客户用统一邮件邀请并记录来访情况，提前准备预约来访客户资料。
七、制定参展人员工作职责
明确不同职能人员负责的工作，包括后勤事项、宣传工作、客户接待洽谈与信息搜集、主管负责关键客户接待及行业信息收集等。
八、培训参展人员
培训内容涵盖参展目的、洽谈流程、邀请方法、职责分配、时间表、信息收集、新产品展示、展览常识及行为规范礼仪等，要求统一服装，举止亲切主动、合乎礼仪。
通过全面细致的准备工作，为展会的成功举办和企业参展效益的提升奠定坚实基础。
