出口退税函调整是出口交易的正常现象。只要出口企业的外贸交易正常、合法、信息齐全，就不必太担心函调整。一般外贸企业出口的每一批货物，特别是第一次收到采购发票的企业，都会逐一发函。
具体做法是：出口企业申报退税时，当地主管退税部门会发函(原来是纸质函调，邮寄，现在一般是电子形式，不同地区的要求不同)到供应商主管国家税务局，通过供应商国家税务局对供应商进行实地调查，业务是否真实。是否如实进行销售和纳税，然后将信息反馈给发函人税务局，完成货物的函调程序。
1、退税函调需要哪些材料？
采购方(外贸企业)需要准备的退税函调材料包括但不限于以下材料：
箱单； 发票； 报关单； 外销合同； 提单 场站； 产地证； 保险； 美元入账水单 付款单；增值税发票； 采购合同； 进仓单 发货单； 仓库收货单； 货代发票； 付货代费水单。
需要准备供应商退税函调的材料包括但不限于：
企业存根联发票记账联 一份企业购销合同；
企业出库单、送货单、入库通知单；
一份企业记账凭证 企业收款凭证和企业收款原始凭证（银行水单）；
一份运输发票(如果没有运费发票，请写信息说明书) ；
一份企业应收账款 一份企业库存商品账；
企业书面说明生产设备是否自有，厂房是否自有，生产能力是否自有，12个月内是否有税务检查或处罚。
2、做出口退税函调的注意事项
一般来说，并不是所有的出口订单都必须进行退税函调，有时概率很小，在正常情况下，企业每年只有一次，但如果被税务局认定为高风险企业，也会进行多次函调； 一般来说，第一次申请出口退税的外贸企业会收到函调，主要是因为税务员对企业信息有很多疑问，可以在后期补充信息；如果出口企业供应商非常单一，连续半年申请退税金额超过50万，目的是防止少数人利用外贸出口业务骗取税款；此外，出口企业的商品出口定价也应保持在适当的价格，进价、单价、出口数量变化不宜过大，否则会导致汇款业务异常，退税函调整。
税务机关将专门到出口企业的供应商那里检查。出口企业只需要让供应商准备材料，只要供应商的生产能力通过，出口企业和供应商之间交易是真实的，也就是说，退税需要更长的时间。
