为了做好商务谈判这项艰难复杂而又十分重要的工作，必须事前做好充分准备。许多研究表明，准备工作的充分与否直接影响到谈判的结果。在一般的进出口谈判中，需要准备的事项很多，其中主要包括下列工作:
一、组织谈判团队
参加谈判的人员需要具备多方面的专业知识，并善于综合运用各种知识。一般地说，他们应具备下列条件:
(1)必须熟悉我国对外经济贸易方面的方针政策，并了解国家关于对外经济贸易方面的具体政策措施。
(2)必须掌握洽商交易过程中可能涉及的各种商务专业知识，如商品知识、市场知识、金融知识和运输、保险等方面的知识。
(3)必须熟悉我国颁布的有关涉外法律、法令与规则，并了解有关国际贸易、国际技术转让和国际运输等方面的法律、惯例以及有关国家的政策措施、法规和管理制度等方面的知识。
(4)应当熟练地掌握外语，并能用外语直接治谈交易和处理有关商务问题。
(5)具有较高的政治、政策水平，较好的心理素质和较高策略水平，并善于机动灵活地处理洽商过程中出现的各种问题。
二、熟悉目标市场
在谈判过程中，由于交易双方的立场及其追求的具体目标各不相同，故往往充满尖锐复杂的利害冲突并出现反复讨价还价的情况。参加商务谈判人员的任务是，根据购销意图，针对交易对手的具体情况，施展各种行之有效的策略，正确处理和解决彼此间的冲突和矛盾，谋求一致，达成一项双方都能接受的公平合理的协议。由于交易双方达成的协议，不仅直接关系着双方当事人的利害得失，而且具有法律上的约束力，不得轻易改变，所以是否拍板成交和达成协议，彼此都应持慎重态度。如果由于失误而导致磋商失败，就会失掉成交的机会。如果由于我方人员急于求成、疏忽大意或其他原因，作了不应有的让步，或接受了不合理的成交条件和有悖于法律规定的条款，致使交易磋商中出现一些错误和隐患，往往事后难以补救。这不仅会使我方在经济上蒙受不应有的损失，而且还可能给履约造成困难，进而影响双方关系，对外造成不良的政治影响。
在谈判之前，必须从调查研究人手，通过各种途径广泛收集市场资料，加强对国外市场供销状况、价格动态、政策法令措施和贸易习惯等方面情况的调查研究。谈判对方在考虑满足其利益时，一般都脱离不了他所处的市场环境。熟悉目标市场情况，可以让我们更清楚谈判对方的实际和潜在的需求情况，以便更好地把握谈判的结果。
在熟悉国外目标市场时，应当注意以下两个问题。
(1)加强对市场供求关系的研究，包括价格走势，以及影响供求关系的市场因素，如政府决策、消费者偏好、企业投资需求、优惠政策、工资水平、货币政策、财政政策等的研究。
(2)考虑目标市场的竞争情况。首先，掌握国外市场的竞争状况，可以使得我方合理确定成交的价格条件，避免出现定价过高或过低的情况。因为，定价过高，可能造成丧失成交机会或者影响谈判效率;定价过低，又会付出不必要的代价。其次，掌握国外市场的竞争情况，可以使我们有更多的选择余地。如果谈不成，我们可以考虑其他替代的方案，以便为我方获取较好的成交条件提供讨价还价的筹码。例如向国外订货时，要做到“货比三家”，从优选择，以维护我方的利益。
三、了解交易对象
为了做到“知己知彼”，在商务谈判之前，首先必须通过各种途径对客户的政治、文化背景、资信情况、经营范围、经营能力和经营作风等方面的情况进行了解和分析，防范国际商业风险。其次，要对客户真实的需要进行了解和沟通。通过各种有效途径探求客户的潜在的需要。最后，就是要了解客户惯常的做法，以及关心和担心的问题，以便在满足对方需求的同时，为我方争取较好的成交条件。
四、制定商务谈判的方案
谈判的方案，是指为了完成某种或某类商品的进出口任务而确定的经营意图、需要达到的最高或最低目标，以及为实现该目标所应采取的策略、步骤和做法，它是对外治谈人员遵循的依据。方案的内容繁简不一。对大宗进出口商品交易所拟定的经营方案，一般比较详细具体，尤其是制定某些大宗交易或重点商品的谈判方案时，更要考虑周全,因为谈判方案的完善与否，是决定成败的关键。在谈判方案中，对需要谈判的问题，应分清主次，合理安排谈判的先后顺序，明确对每一主要问题应当掌握的分寸和尺度，以及准备好在谈判中出现某些变化时所应采取的对策和应变措施，力争谈判成功，以取得最佳的效果。对一般中、小商品的进出口,则只要拟定简单的价格方案即可。
