一般情况下,外贸跟单会负责工厂做货物方面的工作,而船务会帮你操作包含了货代、清关、单证等方面的工作,甚至一些大型公司也有专门的单证制件。现在定单已经下来了,那么你要做的事情就是下面这几件事,当然这些工作经常穿插进行。

  1. 确认订金的到达。

  2. 确认发货细节(通常是客人下订单之前确认)。有一点麻烦,是因为一些客人在没有确认所有做货细节的情况下已经安排了订金,而我们的交货时间通常是说收到客人订金的几天才能交货,所以你必须知道客人其他的做货细节。

  3. 安排采购订单(外贸公司)或安排产成品部门进行生产(工厂),这一环节是与内部协作的一个环节,如采购部或生产跟单。当然也涉及一些内部单证,各公司的要求或叫法不同,但无非就是做货而已。

  4. 如果涉及OEM,也要把大的货样(根据客人所有要求做的样品),如果这个样品确认正确,大货将按标准生产,尤其是一些大订单,涉及的金额大,一旦做错了,后果会非常严重)。

  5. 客人有没有任何验货要求?若不能,至少公司内部,尤其是企业本身就会要求验货,这样做的好处是一方面自己能知道货物有没有做错或者可以修整,另一方面是界定后期风险的证据(关于这一点我在其他文章中提到过)。如客人有专门的验货人员或第三方验货,也要提前安排出货时间。

  6. 可拍摄一些验货的图片给客人让客人第一时间了解其货物长成什么样,毕竟,交通和客人国家的通关都需要时间。

  7. 在确定了交货期后,应提前与货代(客人或自己的)安排订仓,如果有专门的船务人员,她会帮助您与货代沟通,通常您要做的是做内部装船通知,这里的面包包含了多少箱、多重。随后,船务将与货代联系,安排仓库。还需要向客人提供哪些文件以及如何提供,一般来说,P/L、CI、S/O是必须的,多少份?寄送还是电放?

  8. 结尾款。

  9. 商品检验报关和进货。并非所有的产品都需要检验。

  10. 待船离港后,随后的工作,如电放,提醒客人货到港时间。

  11. 维护和客人的关系。(这里要给客人一些时间,一般情况下询问客人对客人的满意度,客人没有回也不用发邮件,因为这段时间客人会做一大堆关于销售的事)