如前所述,开证行只有在审核单据与信用证表面完全相符后,才承担付款的责任。开证行除发现出口商所提交的单据与信用证有任何不符,均不可能出现拒付货款的情况。因此,结汇单据的缮制是否正确、完备与安全、迅速收汇有着十分重要的关系。对于结汇单据,一般都要本着“正确、完整、及时、简明、整洁”的原则来制作和审核。

(一)正确

制作的单据只有正确,才能够保证及时收汇。单据应做到两个一致,即:单据与信用证保持一致、所提交的单据与单据之间也要保持严格一致。 此外,单据与货物也应一致,单据内部不矛盾(即单内一致)。这样,单据才能真实地代表货物,以免发生错装、错运事故。

(二)完整

必须按照信用证的规定提供各项单据,不能短少或缺项。单据的份数和单据本身的项目,如产地证明书上的原产国别、签章;其他单据上的货物名称、数量;海运提单和汇票的背书签字或人名章、公司章等内容和形式,也必须完整无缺。

(三)及时

应在信用证的有效期内,及时将单据送交议付银行,以便银行早日寄出单据,按时收汇。此外,在货物出运之前,应尽可能将有关结汇单据送交银行预先审核,使银行有较充裕的时间来检查单证、单单之间有无差错或问题。如发现一般差错,可以提前改正,如有重大问题,也可及早由进出口企业与国外买方联系修改信用证,避免在货物出运后不能收汇。

(四)简明

单据的内容,应按信用证要求和国际惯例填写,力求简明,切勿加列不必要的内容,以免弄巧成拙。

(五)整洁

单据的布局要美观、大方。缮写或打印的字迹要清楚。单据表面要清洁,对更改之处要加盖校对图章。有些单据,如提单、汇票以及其他一些单据的主要项目,如金额、件数、重量等,一般不宜更改。

随着现代信息技术的发展,电脑及其网络的普及和人们对科学管理、现代化和标准化工作认识的加深,传统的国际贸易程序及制单结汇的做法,逐渐被高效的电子化信息处理和传输手段所代替。为此,各国都在对传统的贸易程序和制单工作进行改革,并在简化国际贸易的各种手续、取消不必要的环节、减少单证的种类和份数、统一单证格式、改进制单方法、实行贸易信息的标准化、代码化以及应用自动化电子数据处理和交换贸易信息等方面,取得很大成果。这一变革,必将进一步推动国际贸易实务运作的规范化和标准化。