如前所述，开证行只有在审核单据与信用证表面完全相符后，才承担付款的责任。开证行除发现出口商所提交的单据与信用证有任何不符，均不可能出现拒付货款的情况。因此，结汇单据的缮制是否正确、完备与安全、迅速收汇有着十分重要的关系。对于结汇单据，一般都要本着“正确、完整、及时、简明、整洁”的原则来制作和审核。
(一)正确
制作的单据只有正确，才能够保证及时收汇。单据应做到两个一致，即:单据与信用证保持一致、所提交的单据与单据之间也要保持严格一致。 此外，单据与货物也应一致，单据内部不矛盾(即单内一致)。这样，单据才能真实地代表货物，以免发生错装、错运事故。
(二)完整
必须按照信用证的规定提供各项单据，不能短少或缺项。单据的份数和单据本身的项目，如产地证明书上的原产国别、签章;其他单据上的货物名称、数量;海运提单和汇票的背书签字或人名章、公司章等内容和形式，也必须完整无缺。
(三)及时
应在信用证的有效期内，及时将单据送交议付银行，以便银行早日寄出单据，按时收汇。此外，在货物出运之前，应尽可能将有关结汇单据送交银行预先审核，使银行有较充裕的时间来检查单证、单单之间有无差错或问题。如发现一般差错，可以提前改正，如有重大问题，也可及早由进出口企业与国外买方联系修改信用证，避免在货物出运后不能收汇。
(四)简明
单据的内容，应按信用证要求和国际惯例填写，力求简明，切勿加列不必要的内容，以免弄巧成拙。
(五)整洁
单据的布局要美观、大方。缮写或打印的字迹要清楚。单据表面要清洁，对更改之处要加盖校对图章。有些单据，如提单、汇票以及其他一些单据的主要项目，如金额、件数、重量等，一般不宜更改。
随着现代信息技术的发展，电脑及其网络的普及和人们对科学管理、现代化和标准化工作认识的加深，传统的国际贸易程序及制单结汇的做法，逐渐被高效的电子化信息处理和传输手段所代替。为此，各国都在对传统的贸易程序和制单工作进行改革，并在简化国际贸易的各种手续、取消不必要的环节、减少单证的种类和份数、统一单证格式、改进制单方法、实行贸易信息的标准化、代码化以及应用自动化电子数据处理和交换贸易信息等方面，取得很大成果。这一变革，必将进一步推动国际贸易实务运作的规范化和标准化。
