要建立与客户良好的沟通交流，就要做好沟通的各项准备。在沟通之前，必须熟悉店铺经营产品的主要规格与质量要求，必须能准确地用外语表达出来。特别是店铺上架新产品前，要开展相关的产品培训，以便相关人员能快速为客户答疑解惑。
与此同时，客户服务人员还应该熟悉沟通工具的操作及使用，全盘掌握网店营销活动信息，充分了解跨境电子商务平台的规则及注意事项。
要做好沟通的准备，还必须预先了解并分析目标客户的背景信息。这不仅包括了解目标市场所在地区的风俗习惯，如节假日、国庆日、文化禁忌等，以便于沟通时拉近距离，还包括了解不同地区的语言文化习惯，便于有针对性地对客户进行回复。比如，客户服务人员要注意，在英文书信里使用成段的大写或者红色大写字体是非常没有礼貌的行为，会给客户留下不好的印象。
更进一步来说，客户服务人员还要学会从客户的文字风格判断客户的性格脾气。比如，有些客户使用的语言文字简洁精练，则可判断其办事可能雷厉风行，不喜欢拖泥带水。那么，客户服务人员就不要以大段的文字回复这些境外客户的问题。所以说，客户服务人员只有根据客户的性格脾气，尊重客户的文化习俗，积极调整交流方式，才能够有效地促进买卖双方沟通的顺利进行。
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