在完成外贸出口业务的交单结汇后，出口商有一项重要工作，即对一套完整的单据副本进行归档保管。
出口单证作为出口业务的关键凭证，即便合同已履行完，仍有查阅的必要。比如可能会出现保险事故，进口商可能会对货物品质、数量提出异议或者进行索赔等情况，此时就需要查阅曾经的出口单证来作为处理问题的依据。所以，每完成一笔出口业务，都应该留存一套完整单据的副本用于归档保存，以备后续不时之需。
通常情况下，与贸易相关的诉讼时效从货物到达目的地后开始计算，为期两年。基于此，单据的保存期限一般设定为 2 至 3 年。在当今时代，随着单证电子化的不断推广和应用，单证的归档保存迎来了更加便捷的方式。电子化存储不仅节省空间，而且方便检索和调用，大大提高了管理效率。但无论是纸质还是电子形式，妥善保存出口单证副本都意义重大，有助于出口商应对可能出现的各种贸易问题，维护自身合法权益，同时也为贸易流程的追溯和复盘提供了可能，保障外贸业务在后续环节中有据可依，让整个贸易活动更加规范、有序、安全。
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