订单是发给卖方，要其按协定的条件提供一定数量的商品的请求。通常在买卖双方经过发盘、还盘等一系列协商，完全同意对方的交易条件之后，由买方发送给卖方正式订单。
订购函可以使用表格形式，如订单、购货确认书或者购货合同，也可以是商务信函。订货时，内容必须准确、清楚、礼貌，对于重要的交易条款必须做出明确规定。
卖方收到订单后通常会确认收悉。如明确表示接受订单，并按规定出货则交易完成，双方订立合同，遵照合同执行。当然，订单被接受之后，双方也可能直接按订单规定的条件继续开展下一步行动，如付款、交货等，此时订单即起到合同的作用，因此此类订单内容必须完整，条款必须完备，如保险、违约惩罚等条款都要考虑在内且清楚表述。
另外，订单并不是都会被接受。由于种种原因，如货物储备不足、原材料短峡、价格变动、生产能力不足、相关法律法规变动等，卖方有时可能会拒绝订单。此时，卖方写信时必须非常小心，一定要给出充分合理的拒绝理由，并要注意措辞和对该订单的处理方式，不至于影响将来的业务关系。
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