1.催装函写作的注意事项
通常在以下情况下卖方可向买方发出催促装运函。
(1)合同规定的装运期限较长(例如3个月或6个月)，买方应在卖方装运期前的一定时日(例如30天或 15天)开立信用证者，则卖方应在通知对方预计装运日期的同时，催请对方开证。
(2)买方在出口合同规定的期限内未开立信用证，卖方可根据合同规定向对方要求报害赔偿并同时宣告合同无效。如不需要立即采取这一行动时，仍可催促对方开证。
(3)如果卖方根据备货和承运工具的情况，可提前装运的，则可商请;方提前开证。
此外，在外贸活动中，如一方未能按合同要求或条款履行某一事项，一方也可以向其发出催促函:如催货款、催寄单、催派船等。写作技巧与证函大同小异。
2.装船指示和装船通知写作的注意事项
Shipping Instructions的意思是“装运指示或装船指示”一般是进口商(买方)发给出口商(卖方)的。买方应给予卖方关于船名、装船地点和所要求的交货时间的通知。
Shipping Advice(装运通知)是由出口商(卖方)发给进口商(买方的;在货物装船后，卖方需立即给买方发出通知以便买方做好筹集资金、款和收货的准备。此通知即称为“装船通知”或“装运通知”，内容包括合同号或信用证号、品名、包装件数、数量、船名、开航日期，有时也包括货物的价值。
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