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在外贸业务流程中，PI（形式发票）的处理与订单的跟进是至关重要的环节。正确处理 PI 相关事宜，能有效提高订单成交率，避免潜在风险。

一、PI 订单获取与初步跟进

当协助经理接待客户并拿下首张 PI 后，要及时对 PI 进行处理。首先，将 PI 扫描并发邮件给客户确认，同时提醒客户支付定金，邮件内容应简洁明了，包含公司信息、PI 详情以及下一步行动指引等重点要素。

如在规定时间内未收到客户回复，不要轻易放弃，可再次发送跟进邮件，但要注意措辞礼貌且避免过于频繁引起客户反感。若多封邮件无回应，可考虑采用电话沟通方式，计算好时差，在合适的时间致电客户，询问 PI 确认情况及订单进展。

二、PI 跟踪过程要点

在 PI 跟踪过程中，要保持耐心与专业。每一次与客户的沟通都要做好记录，及时了解客户态度的变化。若客户提出与合作伙伴商量等情况，要给予合理时间并持续跟进。同时，要注意沟通技巧，无论是邮件还是电话，都要清晰表达自己的意图，且尊重客户的决定。如遇到客户延迟回复或态度模糊时，要灵活调整跟进策略，多角度了解客户需求与顾虑。

三、PI 跟踪失败的应对与总结

若不幸遭遇 PI 跟踪失败，如客户因市场原因取消订单，要及时总结经验教训。与客户保持良好的沟通关系，感谢客户的反馈，并表示期待未来合作。对内则要反思自身在跟进过程中的不足，是沟通不及时、未深入了解客户需求还是其他问题，以便在后续业务中改进。

总之，外贸从业者要高度重视 PI 订单的处理与跟踪，从获取 PI 开始，就要有条不紊地按照规范流程操作，灵活运用各种沟通方式，积极应对可能出现的问题，才能提高订单成交率，在外贸业务中取得更好的成绩。