在出货前一天，外贸跟单员需通知相关人员并确认出货数量准确无误，在出货当日要密切跟进货柜车是否到达工厂。若未到厂，跟单员需与拖车公司联系询问情况及预计到达时间，最好获取货柜车司机电话直接询问其所在位置。
外贸跟单员要协助生产部门安排人员装柜，货柜到厂后需进行监装并指导货物摆放。当一个货柜装有多种货物时，每种规格产品要预留一至两箱放置于货柜尾部以供海关查验。
货柜车到厂后，跟单员要迅速记录下车牌号码、货柜号码、封条号，最好能获取司机联系电话，并以传真形式传给外贸公司、船公司或代理报关行，方便他们提前准备报关单据。在货物即将装完时，跟单员应为每个货柜填写一份提货单。装货完成后让货柜司机签名确认，并告知其报关地点和报关员联系电话。若有报关资料则请司机带给报关员并做好签收。
若无法进行监装，在货柜离开工厂后，外贸跟单员要让工厂尽快传真装货通知给业务部，注明货柜离厂时间、实际装货数量等信息，同时记录集装箱号码和封条号码用于制作提货单，并且要求工厂装柜后务必贴上封条。
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