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外贸业务中，订单交期的把控与沟通至关重要。合理安排交期、妥善处理交期延误等情况，是维护客户关系、保障业务顺利进行的重点环节。

一、交期设定与风险应对

合理规划交期：买方有时因自身原因（如库存策略、终端客户要求）提出不合理缩短交期要求。作为卖方，不能盲目接受，应依据生产流程各环节所需时间（如 PI 发送至预付款到账、原材料及包装材料采购、生产计划调整、正式生产、最终检验等）制定合理排产时间表，考虑正常情况与可能的突发缓冲期，计算出实际所需交期并与客户沟通。

分批装运建议：若交期难以满足客户一次性交货要求，供应商可提出分批装运建议，如将大柜分成小柜分批发货。但客户可能起初拒绝，此时供应商业务员需保持淡定，理解客户心情同时坚持合理方案，详细解释自身订单与生产计划特点，引导客户接受。

二、交期延误处理

拒绝不合理订单：当客户妥协但交期仍紧张且订单利润不大时，综合考虑后可决定不勉强接单。因勉强接单若不能按时交货，面临客户责备失信风险且耗费大量精力，得不偿失。应权衡订单，优先选择生产易安排、出货快、不占用过多资源精力且客户翻单快的订单，避免承接低价值高难度订单。

延误原因沟通：若交期延误，及时告知客户并给出合理理由。理由选择要充分考虑公司与行业实际情况，避开常见且易被识破的借口（如停电、机器坏等），可从产品生产工艺、流程、设备零部件等专业具体技术问题入手，让理由更充实可信。同时，表述要真诚但不过于谦卑，重点突出办事效率与处理问题决心。

邮件沟通要点：写交期延误邮件时，开头直接说明新的交货期并道歉。内容包括要求工厂提供确切且能达成的交期、简短解释原因、表明珍惜合作关系及避免再次发生的决心。整体语言要站在对方角度审视，避免生硬冰冷，让客户感受到诚意。

后续跟进把控：客户未明确确认前勿轻易发货，确认后在工厂赶货过程中要积极催生产并控制质量，定期查看生产进度。避免因着急犯错或忽视质量问题，确保最终交付让客户满意，遵循不逃避、不推脱、积极沟通、有补救方案、有诚意且不放松质量关的处理原则。