在日常工作中，我们大部分的沟通是跟内部人员或供应商完成的。这其中有相当一部分事情不能立刻解决，在等待对方回复的过程中，很容易就忘记了。另外，我们在工作过程中，经常受到干扰，例如电话、紧急的邮件或上级交代的事情。当我们处理完紧急的事情，往往会忘记刚才在做的事情。结果，当对方催促事情进展的时候，才去匆忙跟进， 一天下来忙个不停，大部分的事情又没有解决好，效率低下，形成恶性循环。
上述需要等待一段时间才能解决，或是被其他事情打断的状态，我们称之为"断点”。“断点”的工作往需要耗费时间和整理思路来重新组织和开始。在这种情况下我们的工作效率非常低下，那我们该怎样做呢?
我们要学会记录。当我们的工作被打断时，记录下“断点”时的情况。可以将废纸装订成一个小本子，主要用来快速记录各类事情。这个小本子可以帮助你记录任何内容，包括数据、时间、电话号码、联系人等。
比如，我们正在处理一个文件，完成这个文件需要翻阅一些资料，突然经理要求我们去查某个船运费用。这个时候，我们可以把正在处理的文件名称快速记录下来，把需要查阅的资料名称也写下来，然后打电话给船公司询问船运费用。船公司回复可能需要半小时，这时我们把船公司的联系人和电话号码也记录在小本上，并注明“查运费”，写上半小时之后的时间，告诉经理半小时以后给他答复。这个时候，我们再重新回到刚才的文件处理事项上，看看小本子上记录的“断点”是什么，就可以快速知道刚才进展到哪个步骤，需要查询什么文件了。
通过这样的记录，我们不但可以及时跟进每件事情的进展，也可以看到我们每天工作到底做了什么。如果事情的时间跨度很大，就需要使用便笺，在便笺上写下下次跟进的时间节点，方便我们日后跟进。
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