在收到客户的邮件后，什么时候回复、怎样回复才最有效，能让客户记住或者产生好感呢?这个问题令很多外贸员都感到疑惑。回复客户的邮件也能显示出外贸员的专业程度。在回复客户的邮件时，外贸员除了要注重措辞、节奏等，还需要在邮件的内容上下功夫。只有你的内容有可读性、有价值，客户才会选择与你进行深入交流。
一封有可读性的邮件应该做到准确、合理、专业这三点。
1、准确：摆事实，用数据说话
在回复客户的邮件时，很多外贸员会注重写邮件时的说话技巧，但容易忽视邮件中最本质的内容，往往是把自己的主观观点传达给客户，缺少有力的论证，以致难以让客户信服。尤其是很多西方国家的客户，他们更看重定量的分析，而不是外贸员的总结与主观看法。
因此，外贸员在回复客户的邮件时，除了要表达出自己的想法外，还要将得出这个想法的依据列出来，用事实数据来说服客户。比如，当客户说产品质量不达标、克重不足时，外贸员可以对产品进行抽检，并将抽检结果用图表的形式呈现出来，让客户可以直观地看到;当客户说产品价格过高时，外贸员可以说明一下价格贵的原因，比如受汇率变化的影响，并将汇率链接或者截图写到邮件中。这样客户会觉得这个外贸员很细心、负责任，也就会慢慢地对外贸员产生信任。
2、合理：先稳住客户的情绪，再解决问题
在沟通的过程中，客户有些疑问、投诉等是很正常的，当客户出现这些负面情绪时，外贸员在邮件中首先要稳住客户的情绪，第一时间回复客户，让客户冷静下来，然后再与客户讨论问题的解决办法。
如果外贸员直接向客户介绍解决办法，虽然很高效，但客户在气头上未必会领情。
【小技巧】
与充满负面情绪的客户沟通时，外贸员更应该注意措辞。在使用称谓时，要多用“我们”，而不是“我”，以表达对客户的重视，以便能更好地平复客户的情绪。
3、专业：具体邮件具体分析，不能生搬硬套
一封邮件到底要怎么回?这个问题就好像是学生在问老师一篇作文要怎么写。老师不会告诉学生一篇作文的每句话要怎么写，而只会告诉学生一个大概的写作思路或者整体的框架。
写外贸邮件也是如此，我们所分享的写作技巧，也是从大的方向、整体的原则上来说的，而并没有明确地说明每一句话应该如何写、如何回复，这是没有标准答案的。最好的办法就是因地制宜，对具体的邮件进行具体分析，而不是生搬硬套。
要明确应该如何具体地回复一封邮件，外贸员就要弄清楚这几点:客户来自哪个国家，客户公司的背景怎么样，客户公司是否有主页，客户信息是在哪里找到的，客户是如何联系上我的(我是否给客户发过邮件)等。可以说，外贸员对客户的信息了解得越多，在回复邮件时便会越有针对性，也越能抓住客户的痛点，从而吸引客户。
