一、形式发票
双方谈判成交后，客户往往会让我们出具一份形式发票。形式发票(Proforma Invoice)是一种非正式发票，是卖方对潜在的买方报价的一种形式。买方常常需要形式发票，以作为申请进口和批准外汇之用。
形式发票的作用：(1)作为数量化的报价；(2) 作为销售确认；(3) 使买方凭借其可以申请办理输入许可、外汇许可和开立信用证等。
也可以将形式发票理解为一种预制合同，因为其中所有的价格、货期、条款等均与正式合同的相同。
二、外销合同
谈判成功后，自然要签订一份合同。外销合同 (Sales Confirmation/Sales Contract)，是跨境贸易进出口双方当事人依照法律通过协商就各自在贸易中的权利和义务所达成的具有法律约束力的协议。
外销合同必须依法成立，合同中规定的权利义务必须符合法律的规定，合同履行过程中发生纠纷必须依法解决。
各个国家 (地区) 均通过国际私法、民法、商法、对外贸易法对外销合同作了具体的规定。总的原则是，首先适用双方国家 (地区) 共同参加或缔结的国际公约、双边条约等;在无统一实体规范可适用的情况下，允许当事人在与之有联系的国家(地区) 中选择适用于某国法来调整他们所签订的贸易合同；当事人没有选择的，应当依照冲突规范的规定，确定适用该合同的准据法；当事人本国(地区) 法律对进出口贸易合同的适用有特殊规定的，依照法律的规定。
国际贸易惯例是各国(地区) 在经济贸易的长期实践中，约定俗成的贸易行为准则。例如，国际商会编制的《国际贸易术语解释通则》和《跟单信用证统一惯例》，国际法协会编制的《1932 华沙一牛津规则》等，都是经过不断地实践修改、补充编纂而成的。虽然它们不是国际立法，对贸易当事人没有强制的约束力，但为世界各国(地区)所普遍接受，实际上已成为国际经济贸易的行为规范。进出口贸易合同中有关价格支付以及责任与风险转移等方面的条款，一般须遵守或参照这些惯例。
注意：条款通常是由各家公司根据自身的实际利益需求，在征询法律顾问后，制定统一的模板。
三、内销合同
相对外销合同而言，内销合同是外贸公司与国内供应商之间签订的合同，外贸公司是买方，供应商是卖方。内销合同的条款与外销合同的类似，只是买卖双方发生转换。
外销合同与内销合同之间的差价，即为外贸公司的毛利润，因此要注意保密。
