参加外贸展会是一个系统的工作,工作量大且繁琐。展前准备工作为展会的顺利开展及公司的外贸营销提供了便利和基础,因此该项工作不可小觑。
一、明确参展目标
外贸公司的参展目标通常包括树立、维护公司形象,开发市场和寻找新客户，介绍新产品或服务,物色代理商、批发商或合资伙伴，销售成交,研究当地市场、开发新产品等。外贸公司可能会同时抱有几种目的,但在参展之前务必确定主要目标,以便有针对性地制定具体方案,区分工作重点。
二、谨慎选择展会
一般来说,外贸公司在选择展会时,应结合参展目的重点考虑以下六个因素。
(1)展会性质每个展会都有不同的性质,按照展览目的可分为形象展和商业展;按行业设置可分为行业展与综合展;按观众构成可分为公众展与专业展;按贸易方式可分为零售展与订货展;按展出者可分为综合展、贸易展、消费展等。在发达国家，不同性质的展会界限分明,但是在发展中国家,由于受到经济环境和展览业水平的限制,往往难有准确的划分。
(2)知名度现代展览业发展到今天,每个行业的展览都形成了自己的“龙头老大”,成为买家不可不去的地方,如芝加哥工具展、米兰时装展、汉诺威工业博览会、中国进出口商品交易会等。通常来讲,展会的知名度越高,吸引的参展商和买家就越多,成交的可能性也越大。如果参加的是一个新的展览会,则要看主办者是谁,在行业中的号召力如何。名气大的展览会往往收费较高，为节省费用,可与人合租展位,即使如此,效果也会好于参加那些不知名的小展览会。
(3)参展财务预算在提交参展提案时应做好财务预算，包括参展费用、特型展示布置费用、展品运输保管费用、广告费用、宣传赠品费用、人员差旅费用等可预见费用。
参展的投资规模应该参考展会对市场战略的支持作用、对区域市场销售的现实作用、品牌宣传和企业宣传的影响力。
(4)展览内容 现代展览业的一大特点是日趋专业化,同一主题的展览会可细分为许多小的专业展。例如,同样是有关啤酒的展览会,其具体的展出内容可能是麦芽和啤酒花,可能是酿造工艺,可能是生产设备,可能是包装材料或技术，等等。
(5)参展时间任何产品都具有自己的生命周期，即新生、发育、成熟、饱和、衰退五个阶段。展出效果与产品周期之间有一定的规律。对于普通产品,在新生和发育阶段,展会有事半功倍的效果;在成熟和饱和阶段,展出的效果可能事倍功半;到了衰退阶段,展出往往会劳而无功。
(6)参展地点参加展览会的最终目的是为了向该地区推销产品，所以一定要研究展览会的主办地及周边辐射地区是否是自己的目标市场,是否有潜在购买力。必要时可先进行一番市场调查。
总之，展会的选择应谨慎，尤其是首次参加,参展前应通过当地114查询主办方、承办方、协办单位和展览馆电话,以确认其真实性。参展商还应结合参展目的尽量选择高规格,有实力的主办和承办单位操作的展会;尽量避免参加首次举办的展会，而选择已举办多届并有良好往期信誉的展会。
