满足出口退税条件只是外贸企业进行退税的前提，要正式进行退税，还需要完成资格认定，否则即使企业和出口货物均达到退税条件，也一律不予办理退税。企业或外贸人员办理出口退税资格认定可以按以下流程进行。
首先，出口企业在办理对外贸易经营者备案登记或签订首份委托出口协议之日起30日内，提供下列资料到主管税务机关办理出口退（免）税资格认定。
• 打印的纸质《出口退（免）税资格认定申请表》及电子数据。
• 加盖备案登记专用章的《对外贸易经营者备案登记表》或《中华人民共和国外商投资企业批准证书》。
• 中华人民共和国海关进出口货物收发货人报关注册登记证书。
• 银行开户许可证。
• 未办理备案登记发生委托出口业务的生产企业提供委托代理出口协议，不需提供上述第一、二项资料。
• 主管税务机关要求提供的其他资料。
然后，税务机关对出口企业提交的以上资料进行审核，审核无误的，对该申请事项进行受理登记。
最后，税务机关对受理事项按照规定程序办理，办理完成后核发给企业“出口退税登记证”。自此，企业的出口退税资格认定完毕。
当外贸企业的实际情况发生变化时，需要根据需要变更退税登记，以保证退税登记和企业实际的一致性。如当企业的名称、企业代码、法定代表人、经营范围、注册资本、增减分支结构、住所或经营地点、工商营业执照等信息发生变更时，就需要对退税登记进行变更。
退税登记的变更一般是在出口企业所在地主管税务机关的官网上进行申报，各地区有所差异，变更通常需要提交以下资料。
（1）变更事项相关证书或证明原件及复印件，复印件均须加盖企业公章。
（2）出口企业退（兔）税资格认定的内容发生变更，且超过30日向主管税务机关申请变更资格认定的，还应提交超期说明，说明未在30天内办理变更资格认定的原因。
（3） 主管税务机关要求的其他资料。
当企业出现以下情形时，应向退税登记机关申报办理注销退税登记。
（1）出口企业发生解散、破产、撤销以及其他情形的骗税行为导致暂缓退税，依法终止退税业务的，应当在向工商行政管理机关办理注销于续前，清算已退税款，追回多退税款，再持有关证件向原退税机关申报办理注销退税登记。
（2） 出口企业因住所或经营地点变动而导致退税税务登记机关改变的，应当在向工商行政管理机关申请办理变更或注销登记前或者住所、经营地点变动前，向原退税登记机关申请办理注销退税登记。
（3）出口企业被工商行政管理机关吊销营业执照的，应当自营业执照被吊销之日起30日内，向原退税登记机关申请注销退税登记。
企业在办理注销退税登记时需要提交的资料主要有以下一些。
• 上级主管部门批文或董事会、职代会的决议。为外商投资企业的，应报送政府部门的批复和董事会决议。
• 工商行政管理机关同意注销登记的证件或吊销执照决定书。
• 原退税机关核发的税务登记证件正、副本原件。
• 结清税款、罚款和滞纳金的缴款书复印件。
• 其他有关资料和证件。
