由于报关是整个出口流程的核心，而且与多个工作流程有直接衔接关系，因此相比起报检资料，报关涉及的文件更多，而且要求更规范严格。简单且不断重复的报关资料可委托报关行代为制作，但如果报关涉及的货物种类复杂且报关资料经常需要变更的，笔者建议由出口商自行制作打印以保证与其他流程环节的准确衔接。出口商需要制作的报关资料如下：
(1) 国外销售合同
(2) 中文装箱单
(3)出口专用发票
4)出口货物报关单稿件
(S)报关规范申报要素资料
(6)(代理报关委托书)
(7)(出口许可证)
(8)(出境货物通关单)
(9)(其他辅助说明或委托文件)
国外销售合同既可提供实际签订的合同，也可按标准格式另行制作一份。报关用的装箱单不能用交给国外客户提货用的Packing List，而应提供中文版本。如果海关查货，海关会按照装箱单的内容抽样查看单货是否相符，故最简单的装箱单也必须标注清楚每个包装单元里的货物与重量。空白的出口专用发票需要向国税局申请领用，并且在一定时限内按规定回交给国税局，各地的出口专用发票会略有不同，且有被统一为增值税发票的趋势。例如以前广东地区的专用发票称为“广东省出口货物专用发票”，现在统一为增值税发票。
报关工作是整个出口流程的核心环节，而报关单则是报关工作中的核心单证。打印正本报关单涉及很多专业知识与细节，是报关员的专职工作，报关员一般是凭出口商制作的报关单稿件进行录入的。有兴趣了解的读者可网上搜索查看《中华人民共和国海关进出口货物报关单填制规范》(海关总署公告2008年第52号)，里面对报关单每一栏的内容都作了详细说明与规定。出口商制作的报关单稿件应至少包括图4-5中的内容，其中尤其要注意海关编码、商品名称、数量、金额与其他报关资料的一致性。流通型外贸企业需特别注意“境内货源地”一栏，应按供应商实际所在地填写，这是很容易忽略的，却会影响退税的关键信息。
除报关单稿件外，出口商还应提供与申报货物有关的说明信息。海关对每一个编码应提供的说明信息都作出了详细规定，称为“规范申报要素”。例如本书虚拟订单中的床头柜，需要向海关申报的规范申报要素共有6项，出口商应给出每项要素的说明。报关员按出口商提供的申报要素录人电子申报系统中，海关会分别依照归类要素审查海关编码是否适用，依照价格要素审查出口金额是否合理。上海海关网站可以提供规范申报要素的查询，此标准在全国是一样的。海关每年发行的《海关进出口商品规范申报目录》以及电子申报系统(QP系统)中也可以查询到每个编码的申报要素。
同样地，报关资料所列清单中带括号显示的文件(6)(代理报关委托书)、(7)(出口许可证)和(8)(出境货物通关单)不一定需要提交。委托报关行代理报关的需要提供“代理报关委托书”，“代理报关委托书”是需要到海关或报关行购买空白正本的，不能自行打印。若海关编码涉及出口商检需提供相应的“出境货物通关单”，涉及许可证管理的需要提供“出口许可证”。海运散货入仓的还需提供一份打印版的入仓委托书，商品归类可能存在争议的最好附一份产品说明书或照片。
