出口报关前需要制作一系列的纸质报关资料，报关资料最好由出口商自行制作。如果出口货物需要商检或申领出口许可证，必须小心确保报关资料与正本通关单、出口许可证的内容完全一致。流通型外贸企业申请退税时需要同时递交供应商开具的增值税发票与报关单，制作报关资料时需留神保证两份文件的一致性。为保证报关资料的准确无误，出口商制作的报关资料中应有一份报关单稿件以供报关员对照打单。报关出现差错是一件费时费钱的麻烦事，且视情况可能会受到海关处罚，这时出口商提供的报关单稿件将决定到底是哪一方需要对差错负责。
在正式向海关中报前，企业需要通过电子口岸的QP系统(Quick Pass)进行报关数据录入与中报。所谓的QP系统，其实就是海关指定的进行报关电子申报的软件，跟上述商检的九城单证系统类似，只不过功能不同。如果出口商要安装OP系统，需要到海关申请，而且交纳金额不菲的初装费与维护费，更关键的问题是必须有合适的人手完成报关资料的全部录入，因此，报关业务不多的企业不建议安装。QP系统的软件操作，可在百度文库中轻易搜到2012年版的《中国海关电子口岸QP系统用户操作手册》，内容详尽，这里不再介绍。一般报关行都安装有QP系统，企业可委托报关行代办录入申报。如果货物出口涉及商检或出口许可证，需要把通关单或许可证的资料录入QP系统中。
电子数据录人并发送后，不涉税涉证的业务，允许以无纸化形式通关，只需等待放行即可，不需娶在海关现场递交纸质文件；而如果被海关要求转有纸通关或布控查货，则需要打印出来报关资料到海关现场递交。根据企业海关信用等级的高低与货值的多少，海关会以不同的概率随机决定是否需要开柜査货。查货根据深人程度不同大体上分为彻底查验、抽查与外形查验三类。一股情况下只有涉嫌走私或遭遇举报才会安排逐件开箱检查的彻底查验，抽查与外形查验大都是常规的随机检查，仅仅凭样品或外观确定货物是否与申报内容相符，所以，出口商遇上查货通知时不必过分紧张，只要间心无愧自然平安无事。
海关审单与查货都无问题后，便会通知放行并出具加盖了海关印章的放行条（无纸化通关的放行条只有电子版无正本）。报关员需把放行条交予码头及船公司代理的相关工作人员，确保货物所在的集装箱能顺利上船。货物放行后的报关单是退税申报的必要文件之一，自2015年5月1日起，正本报关单退税联已被取消，目前退税申报只需附带放行后的报关单复印件即可。
