在对外贸易中，一旦察觉到交货期有延误的趋势，外贸跟单员要迅速与客户沟通，积极找寻恰当的解决方案。
己方工厂因素所致延误
若是由于己方工厂方面的问题，比如等待原材料、技术难题等致使出货延迟。外贸跟单员需跟生产部门核实新的交货时间，接着通过传真或者电话告知客户，在得到客户认可后，对订单交货期进行修改。倘若客户不接受延迟交货或者取消订单，可与客户协商，由工厂承担一部分运费或者其他费用，做出一定妥协以获取客户同意。
客户供料不及时造成延误
若因客户没有及时提供包装、网印等材料而延误，工厂要通过电话或者传真催促客户提供材料，通常在客户提供齐全包装材料后的半个月内能够出货。
外贸跟单员必须紧密联合工厂（生产企业），定期前往工厂督促检查，对工厂的生产设备、技术水平以及工人操作情况了如指掌。对于具有特殊要求的产品，外贸跟单员要协助工厂共同制定生产工艺和计划，并且依据拟定的跟单计划，适时催促工厂尽快安排生产，以此保障各项工作有序开展。
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