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（1）及时回复。在收到 E - mail 时，要养成立即回复的习惯，即使仅回复"谢谢，来信已经收到"也会起到良好的沟通效果。通常，收到 E - mail 后应在一个工作日之内回复客户。如果碰到比较复杂的问题，需要一段时间才能准确地答复客户，也要简单回复一下，说明情况。实在没有时间回复，可以采用自动回复的方式。

（2）避免无目标投递。不宜采用群发的形式向大量陌生 E - mail 地址投递广告，否则，不但收效甚微，而且有可能被当作垃圾邮件处理，损害公司形象。

（3）尊重客户。不要向同一个 E - mail 地址发送多封内容相同的邮件，当对方直接或间接地拒绝接收 E - mail 时，绝对不可再向对方发送邮件，要尊重对方。

（4）内容要言简意赅。客户可能因时间有限，在看 E - mail 时走马观花，所以邮件内容要言简意赅，以充分吸引客户的兴趣为目的，篇幅冗长只会使客户放弃阅读。另外，在发送邮件前一定要仔细检查 E - mail 内容，保证语句通顺，没有错别字。

（5）附上联系方式。邮件一定要有签名并附上电话号码，以免客户需要找人协助或进一步咨询时不知如何联络。

（6）尊重隐私权。征得客户首肯前，不得转发或出售发信人名单与客户背景。

（7）坦承错误。若未能立即回复客户的询问或寄错邮件，要主动坦承错误并致歉。不能以没有收到 E - mail 作为借口，免得弄巧成拙，不但无法吸引客户上门咨询，反而把客户拒之门外。