客户来访前的准备工作主要包括三个方面。
1.对客户作进一步的了解，就相关事务做恰当的安排
(1)了解客户的资信状况、近期公司运作情况、分析客户公司的经营项目及产品销售情况、客户的市场情况、价格信息、客户预期谈判的内容、与我司的合作诚意、客户预期参观的地方等。
(2)充分了解客户来访的行程安排。客户通常不会只是因为拜访一个公司而来中国。一般是同时考察几个供应商或者是展会结束来访,因此业务人员应该事先和客户沟通确认好。如果客户在考察后还要到其他中国供应商考察,应该帮助客户做好相关联系和对接工作。
(3)确认航班、用车、住宿等信息。确认航班并且询问客户是否需要代为预定酒店，以便安排住宿。酒店住宿费用通常由客户支付,但业务人员应主动询问并协助客户预定酒店。确认迎接客户的具体地点和时间。业务人员必须根据来访客户数量提前两天向公司申请用车,以便及早安排车辆接送。
(4)就餐准备。客户来访之前应根据客户考察的时间合理安排就餐，如果客户当日返回,中午应该宴请客户,并有部门经理参加。如果客户次日或隔日离开，午餐应从简，由业务员本人陪同客户外出或在公司餐厅就餐,晚餐则应有部门经理或公司其他领导参与宴请客户。宴请酒店地点应事先和部门经理沟通好以便早做预定。确定菜式时一定要事先和客户确认,注意对方的饮食习惯和禁忌。
2.了解客户的来访目的,业务员根据需要准备资料,做好谈判前的准备。
(1)确定谈判参与人员参加谈判的人员一般包括公司的负责人或者是业务经理、业务员、技术代表等3~5人。客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理,以确定参与谈判的人员。如果需要总裁参加，必须提前确认。在谈判前业务人员应对拟洽谈合作的产品情况进行充分了解,以便谈判现场能够迅速反应并随时回答客户的有关提问。
(2)准备谈判资料洽谈合作的产品情况、价格情况、技术改进情况、产品参数表、维修手册,业务人员与该客户往来的重要传真、E-mail、相关合同、报价及其他重要资料,会谈中用到的笔、会议本、相机等。重要的客户来访,业务员还通常需要制定详细的接待方案,呈送总经理、副总经理及销售部经理批准。
3. 准备好其他会谈必备用品
比如,需要准备的饮料、糖果等的需求数量,展厅或会议室的使用时间,是否需要国旗、姓名、欢迎牌、礼品及其他要求。
