要想使回复对客户具备吸引力,需要运用一些技巧。
1.及时、专业地回复询盘
回复询盘必须及时、有效。及时回复询盘,首先是礼节上的需要,迟到的回复总是一种失礼。重要的是,回复得越晚,给对方的印象就越不专业,客户会认为卖方对这个产品不熟悉,所以报不出价格来。再者,对方可能不只是向一家供货商询价,谁回复得快,谁就可能得到对方的好感,在选择供货商时对方就可能在心理上偏向你,机会就比别人更多些。一般客户对最早回复的信函会比较耐心地答复一些问题,甚至针对供应商的邮件会再提出一些问题。对于后面回复的供应商他们几乎只是敷衍了事，甚至不再回复。
收到客户的询盘,最好在24小时内回复。对于亚洲的客户,如港台地区、日本和韩国等,几乎没有时差,应马上回复;对于印度,需要在上午11点之前回复;对于中东国家,需要在下午1点前回复;对于欧洲客户,需要在下午3点前回复;对于美国、加拿大、墨西哥及美洲、拉美国家,需要在下午下班之前回复等。如果有的询盘比较复杂，需要时间去核算各种费用,可能无法很快报价，也应尽早给客户邮件告诉其可以什么时候回复他提出的问题,而不是置之不理;对于不能完整回复的,应把可以回复的问题先告诉客户,另外告诉一个确切的日期来回复剩余的问题。
回复询盘时也要凸显自己的专业性。回复询盘时,要显示出对产品的熟悉，不要说外行话。
2.回复邮件的技巧
回复客户的第一封邮件是非常关键的,好比给人的第一印象。很多买家就是根据第一次回复邮件来筛选回复的对象。
回复客户的第一封邮件是非常关键的,好比给人的第一印象。很多买家就是根据第一次回复邮件来筛选回复的对象。掌握一些回复邮件的技巧很重要,大致要注意这样四点。
(1)制造“亮点”,增加邮件的吸引力力求标新立异,吸引客户的眼球。在回复邮件中没有什么突出的亮点,就难以在众多的邮件中给客户留下深刻印象。回复邮件一定要主题明确，如the price list for exhaust header you are interested in,或者 Best price -exhaust header for等。如果有些认证有含金量,出口公司有而别人很少有的,可以将认证简称写在标题后面。可以设置独特的签名档,把公司的地址、电话、MSN、网站、邮箱、公司标志做一个签名档,给客户留下与众不同的印象。在介绍公司时,可以把公司规模、参展情况、知名客户、研发能力、认证情况“亮”出来。可以根据不同国家、不同身份客户对价格敏感度的不同,在报价时具体情况具体对待，根据订单量、交货时间、季节不同、贸易术语给出个性化的报价，当然也要留有余地。介绍产品的方式要多样，比如作图说明、照片说明等。图片一定要清晰，而且多几个不同方位的,但要注意图片容量大小,方便客户浏览与接收。切忌每次直接回复,不改主题。
(2)了解自己的产品,回复时体现专业性和针对性在回复询盘之前,一定要对自己产品的特点和优势十分了解,容易挑选出合适的客户群,并对他们的询盘进行有针对性的回复。新客户愿意接触新的供应商有以下四方面考虑,要么是因为产品是新开发的,客户需要增加这样的新产品,产品本身对客户很有吸引力;要么是客户对原来的供应商不满意，而你正好有同类产品可提供;要么是客户对产品的需求量增加,原来的供应商无法满足客户对量的需求，客户本身需要寻求新的供应商;要么是产品正好是客户在进口的,而你的质量相同或更好，价格上具有明显的竞争优势。
(3)注意邮件的格式,有礼貌地与客户交流邮件的格式要简单、规范，并具有较强的条理。要有简单的问候和自我介绍。版面整洁,将邮件的字体、字号(10~12磅比较好)都设置好,不要一会大字一会小字,也不要花花绿绿的,特别是不要全篇都是大写字母,会增加阅读的难度，让人反感。需要特别提醒客户注意的地方,可以用大写、加粗、特殊颜色等突出显示。邮件要主题明确，有条理,用1、2、3、4等标出会层次感分明，利于阅读。
邮件中语气不要太生硬,要学会用一些祈使句委婉表达。另外,在称呼上也要注意。对于满足不了的客户需求,不要一口气回绝,也不要避而不谈,而应该委婉表达，或给客户一个所以不能满足的解释。
(4)合理报价收到客户的报价要求后,不要马上按照要求发报价单或目录，立即回复一封反询问信函,表示已收到对方来信。有关产品、款式、材质、数量等需求都可以问,甚至问市场及公司的性质,告诉客户,这有助于向其推荐产品。
对有反馈的客户,可以设定梯度报价,例如，设定最低订货量，分别给出最低订货量、散货以及整个集装箱的价格,对单次合作和全年合作也给出不同的价格。
报价要以书面形式给出,内容务必完整、准确。报价单通常包括产品描述、主要规格、包装方式、最低订货量价格、价格条款、付款方式等。如果是常规产品,还应该附上参考图片。如果客户只是询问公司众多产品中的一款或两款等少数产品时,报价可以直接放在邮件正本,让客户一目了然。
报价要斟酌,不要留下太大的压价余地,否则会让买家产生怀疑。报价恰如其分,不能过低,也不能过高。因为客户往往会按照报价来判断供应商诚实性,并同时判断对产品的熟悉程度;如果一个非常简单普通的产品却报一个远离市场的价位，这说明诚实不够,或根本不懂这一行。报价单上最好注明产品的材料,以免产生不必要的矛盾。为了防止因汇率浮动或原材料上涨、劳动力工资涨幅等带来的成本增加,应在报价单上注明报价的有效期。
欧美、日本等大多数国家产品档次要求相对较高,只要产品的质量好,达到他们的满意,则很少会讨价还价。即便讨价还价,降价的幅度要小,否则客户也会怀疑质量问题。东南亚、中南美、中东以及非洲的大多数客户在产品档次上要求相对低些，并喜欢讨价还价。
报价发出后,原则上要求至少追踪两次。第一次在报价后第三天,以确认客户收到报价，以及是否有反馈信息。第二次应在发出报价后第10天,即第一次追踪后的一周,进一步查询客户是否有反馈。如果两次追踪客户都有回复,则应继续跟踪，直至客户有明确结果。如果两次追踪均无回复,则可终止追踪。
