为何要正规化,注重细节?

外贸不同于其它行业,由于地理、文化背景等方面的差异,它要求操作者使用一套已被广泛接受和沿用的系统。这是我们从书本中学到的知识和规范。通过详细的交流,客户将了解你的工作态度、工作是否严谨和可信赖。

怎样正规化,关注细节?

在商务人员看来,所有与客户接触的文件必须符合国际惯例。他们都有自己固定的格式和规范。因此,尽量使用正规的商务信函,正规的合同格式,正规的发票等文件。

实践中要做到以下几点:

  1. 用正式的商业信件形式回复客户。

  2. 在每份信件中正确使用签名格式。

  3. 努力提高英语写作水平。运用正确、简明的语言。

  4. 使用常用字体和字号。根据规定,公司要用字体、字体、颜色等。

  5. 没有非正式简称。例如:asap。

  6. 规范英文大小写。为了方便用户阅读,不要全用大写。

  7. 尊重顾客,使用礼貌用语。不要使用商业禁忌用语或过于粗俗的语言。

一位甚至不熟悉产品的商务人员,是否能够向客户推销产品?将获得顾客的信任?

如何熟悉产品:

  1. 如果是生产型企业,业务人员多到车间和样品制作部门去,如果是贸易企业,多与工厂负责人沟通,并把得到的资料进行比较。既能了解生产工艺,又能全面了解产品的相关知识。

  2. 如果你是在接管以前的业务人员手中,整理和客户沟通过的信件,将会给你很多关于产品的知识。

  3. 不懂就问。由于顾客敢下订单,说明自己对产品还是有一定的了解,甚至还说很了解。你们要做的是比他更专业,因为你们要向他推销你们的产品。将顾客当傻瓜是最不明智的。

  4. 如果有别的生意伙伴,创造机会与你交朋友。只要他愿意帮助你,你就节省了许多时间和精力。

  5. 细心的人。把日常订单跟踪过程中的产品相关知识整理成文档并默记于心。