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形式发票(Proforma Invice)是一种非正式发票， 通常作为卖方向潜在的买方报价的一种形式。 买方常常需要形式发票，以作为申请进口和批准外汇之用。

报价单(Quotation) 是报价给客户确认产品价格时候才会用到的单据，一般可用形式发票 (Proforma Invoice)代替。

抬头：发票是正式的单据，可以在货代要求确认提单的时候修改为虚拟公司的名称，这样客户就不知道你不是公司了；也可以用外贸代理公司的信息制作并由外贸代理公司签字盖章。

装箱单(Packing List)是发票的补充单据，它列明了信用证(或合同)中实卖双方约定的有关包装事宜的细节，便于国外买方在货物到达目的港时供海关检查和核对货物。

购销合同是外贸SOHO和供应商之间直接的货物买卖合同。除了开始时要和供应商确认订单之外，在办理核销退税时也要用到。

所谓外贸代理，是指由外贸公司充当国内客户和供货部门的代理人，代理委托方签订进出口合同，收取一定的佣金或手续费的做法。

外贸代理只有两种一专业和非专业 (或者说全职和兼职)。

找到一个合适的外贸代理公司对外贸SOHO而言非常重要，毕竟是关系到资金安全的问题。

现在几乎所有的外贸公司都提供外贸代理服务，但大部分只是兼职性质，有的做就做，赚点零花钱，这种代理公司永远不会把外贸SOHO的业务当回事，虽然收的代理费比专业代理公司高，但它们还是认为是在给外贸SOHO帮忙，外贸SOHO的业务不是它们的本职工作，不会很用心做。只有专业的外贸代理公司才会把外贸SOHO的业务当成自己的业务。

很多外贸SOHO在开始找外贸代理公司的时候到处找外贸代理协议，实际上无此必要。每个专业的外贸出口代理公司都有自己的外贸出口代理合同，外贸SOHO无须自己去找代理合同，只需索要即可。外贸SOHO可以对比各个外贸代理公司合同，然后再和外贸代理公司协商。