出货是外贸业务的最后一个环节， 确保货物安全到达客户手上，才算完成了整个交易。业务员在和货代交流的过程中，往往会浪费大量的时间。那么，怎样高效对接货代和简化出货流程呢？
怎样高效对接货代
作为业务人员，有一部分时间要花在和货代对接上，毕竟安全出货，让客户收到完整的货，整个订单才算完结。在这个过程中，怎样和货代对接才能高效一些？这需要有系统的思维，争取一开始把所有问题说清楚，而不至于今天问这个，明天又给货代打电话问另外一个问题，来来回回几十封邮件还没有搞清楚，浪费彼此太多时间。这就是我助理说自己忙死了，结果我发现她花一周时间沟通的事情，我一两封邮件加一个电话就搞定的原因。
外贸业务员第一次联系货代需要问哪些问题
根据自己公司的产品，公司业务部可以讨论下，在与货代联系的过程中询问过哪些问题，然后汇总起来，在业务员第一次联系一一个新的货代时， 统一要求按照汇总的问题进行沟通，以避免沟通成本太高。以下是我们公司第一次给新货代发的邮件范本，供大家参考。
给新货代发的邮件范本
亲爱的xx：
我们收到国外客户的邮件，指定贵公司为此订单的海运货代(客户名字、订单号码，附上客户的邮件)。
我们想和你们确认的细节如下：
(1)产品名称(需要和报关单保持一致)。
(2)海关编码(HS Code，需要和报关单保持一致)。
(3)产品用途、产品材料。
(4)产品品牌。
(5)我们和客户确认的出货方式是FCA、FOB HK、FOB SZ、EXW SZ或其他方式。
(6)是否需要报关？我们需要正规报关，有自己的报关单证，请告知报关单证快递地址。
(7) 产品是否有内置电池？(是的，我们的产品是充电的， 里面有内置锂电池。)
(8) 电池是否有证书？[是的， 我们有“航空运输条件鉴别报告书”(UN38.3)和“化学品安全技术说明书”(MSDS )；见附件。]
(9)是否有原产地证？(没有，客户没有要求，如果你们确定当地进口海关有这个需要，请告知。)
(10)出货是卡板还是纸箱？[我们是卡板出货。卡板为塑料卡板(长1.2m，宽0.8m，请问你们对卡板高度、宽度有什么要求)。木质托盘最好用免熏蒸的胶合板，原木托盘出口到美国要出具熏蒸证明，费用不但高，而且申请时间也比较长，证明有效期还有限制，建议使用三合板卡板(胶合板免熏蒸托盘)。]
(11)形式发票(PI)、装箱单(PL)见附件(告知对方可能有更改，以及最终的PI、PL的提供时间)。
(12)交货期是什么时候，也就是货什么时候会好，几月几日几点钟可以提货。如果是工厂交货( EXW)的话，通知具体的提货时间。
(13)公司上班时间是早上8: 00~11: 30，下午13: 00~17: 30。避免非上班时间货代上门提货的情况发生。
(14)我们的产品是否需要商检？是/否。
(15)公司的提货地址：xxxx；导航名称：xxxx；出货联系人：xxx；座机：xxx；手机：xxx。
(16)提单：电放(如果客户要求出具正本提单，也需要说清楚)。以上是我们公司和产品的信息，请帮忙核对，有问题随时沟通。以下是我们需要货代公司提供的信息：
(1)此订单客户要求的船期是什么时候？几截几开？最迟什么时候把货交上船？
(2 )客户订的是散柜还是整柜？特别是装箱单(PL)如果后期有更改，比如之前是散柜，现在需要订整柜，要及时通知客户和货代进行更改。
(3)除了我们上面提到的证书，是否还有其他的证书要求，请告知。
(4)什么时候可以发订舱委托书(booking)过来？
(5)货能免费在港口停留多久？逾期后怎么收费？避免节假日爆仓的时候货停滞在港口产生费用。
(6)报关资料怎么提交(快递还是直接给司机)？
(7)如果是FOB或者FCA需要和货代确认费用，并告知是否要开增值税发票，后续跟进开票事项。
基本上问完以上的问题，货代就很清楚此票货的基本情况，也能避免一些突发状况。
所以，还是那句话，每个公司都应该不断总结在和货代沟通的过程中出现过的问题，提前想好应对的办法，避免问题的发生，让跟单人员有整体思维的意识，高效与货代沟通，一次性把事情说清楚。
出货流程
如果外贸部门可以给外贸新人一个清晰的出货流程图，新业务员就会对怎样操作一目了然，降低出错风险。
其中的“业务员出货信息表”很重要。有了这个表，出货后业务员就可以和财务非常清晰地对接，方便他们计算订单的提成(因为运费是不算提成的，所以我们单独列了一项)。
