在采购过程中，报价环节至关重要。找到合适的人后，需进行问价询盘，此时 RFI（信息邀请书）与 RFQ（报价请求）等工具具有重要意义。
RFQ 的好处与重要性体现在多个方面。首先，对于大型采购项目，高效的 RFQ 能应对大量询盘需求，提高工作效率，且可避免逐个回答开放性问题，清晰表达采购方要求，节省时间。其次，尽管 RFQ 可能存在部分供货商看不懂的情况，但仍需检讨自身文件的清晰度，大部分供货商理解则可不理 “伸手党”。对于大公司，RFQ 不仅方便沟通，还满足文件证明规定，在应对调查等情况时有重要参考价值。
RFI 与 RFQ 有区别，RFQ 主要是要价，而 RFI 数据范围更广，可围绕核心价值提出相关问题，可能包含保密条款。例如宠物酒店 RFI 可涵盖基础数据、环境、饮食、不良经历及专业条件等。RFQ 则相对简单，如询问宠物酒店标间价格。
在 RFQ 方式上，有自动与手动之分。如今有 “e-RFQ”“e-Sourcing” 等软件，但单独存在不合理，需结合供货商数据库及连接项目管理软件。对于一些特定情况，如 AVL 中的常报价供货商及特大采购项目，使用系统较合理，否则沟通成本可能较高，Excel 在某些情况下也可满足需求。
分析 RFQ 中的数据可按一定步骤，如剔除太好和太差的报价，选出可靠的 top5，看厂后选出供货商。可制作供货商评分表，综合价格、质量系统、工艺等因素评分选出供货商。但实际中采购员选供货商常受各部门影响，RFQ 仅作参考。
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