①信头(Letterhead)
信头位于信纸的最上方的中间位置，包含这家公司的必要信息，如公司名称、公司地址、邮政编码、公司电话和传真、公司的E-mail 等。
几乎所有公司的外贸信函都有现成打印好的信头。
②日期(Date)
书写日期时，要记住以下几点:
A.日期的书写顺序一般有两种方式。
美式写法:
先写月份，然后是日期，最后是年份，如:December12，2012。
英式写法:
先写日期，然后是月份，最后是年份，如:12December，2017。
B.书写月份时，建议使用英语全拼。如果要使用缩略式，请记得一定加缩略符。例如:Aug.15，2008。
C.年份前一定要加逗号。
D.日期既可以使用基数词表达，也可以使用序数词表达。如:Aug.15th，2017。
③信内地址(Inside Address)
信内名称和地址是指收信人的姓名和地址，通常包括收信人的姓名及其职务、公司名称、公司地址等信息。例如:
Mr. Bob Bush, Director
M&H Engineering Co. , Ltd.
152 Levin Avenue
Toronto, M2B4Z6
Canada
④称呼(Salutation)
外贸信函中，常见的称呼是“Dear Sir or Madam”，如果收信人是公司或部门，则称呼为“Dear Sirs”，或者“Dear Madams”。
如果知道收件人的姓名，则应该按照下面的要求来称呼收信人。
Dear Mr. 用于男士姓氏前。
Dear Mrs. 用于已婚女士姓氏前。
Dear Miss 用于未婚女士姓氏前。
Dear Ms.用于婚姻状况不明的女士姓氏前。
谨记:称呼后面一律使用逗号“,”。
⑤主题栏(Subject Line)
主题栏位于称呼下方，使收信人对函电的主题和内容一目了然，也便于收信人处理业务。例如:
Dear Sir or Madam .
Subject: China Import & Export Commodities Fair
也可以使用拉丁字母“RE”表示主题，RE的意思为Reply。例如:
Dear Sir or Madam ,
RE:Women's Cashmere Sweaters
⑥正文(Body of the Letter)
正文是外贸信函中最重要的部分，它传递了写信人的观点、看法、愿望等。所以，写信人应该认真仔细规划正文的篇章结构，使之逻辑清晰，文字通顺准确，用语符合规范。
⑦结束语(Complimentary Close)
结束语通常位于正文下方间隔一行或两行处，只有第一个字母大写，且结束语后面必须使用逗号。
⑧签名(Signature)
签名位于结束语下面，一般由以下内容组成:公司名称、写信人的手写签名、写信人的打印签名、写信人的公司职务。
