①发文编号栏(Reference Line)
发文编号是为了方便往来书信的存档和查阅，位于日期的上方或与日期平齐靠左的位置。发文编号没有固定的格式，常见的是以写信人名字的首字母或所在部门代号构成。一般书写为:Your Ref.(你方编号)或Our Ref.(我方编号)。如果写信人是Henry Bush，并且是他打印的，收信人是Tom Smith，并写了回信，则发文编号为:
Your Ref. : HB/hb
Our Ref. : TS/ts
②注意事项栏(Attention Line)
如果信内地址没有提及收信人的姓名，那么我们就可以使用注意事项构来指出收件人的姓名,所以这部分也经常被视作信内地址的一部分。注意项栏位于信内地址下方第二行处，称呼的上方，经常加下划线以引起收信人注意。注意事项栏中，通常我们会使用缩略形式“At,”或“ATTN.”，例如：
Attn.: Miss Cuo
③附件(Enclosure)
如果信封内除了信丽之外还有其他文件，则需要附件说明，其位置一般位于签名下方空一行处。如果附件只有一份，则书写为:
Encl. : Price list
如果附件不止一份，则要加上编码，以方便收信人识别。例如：
Enclosures:2
1.Quotation
2.B/L
④抄送(Carbon Copy Notation)
如果写信人需要同时把这封信交给收信人之外的其他相关人员或单位过目，则可以在附件的下方书写“CC”，即Carbon Copy的缩写形式，然后打上相关人员或单位的名称。例如:
CC: the People's Insurance Company of China
CC: Sales Manager
⑤附言(Postscript)
附言用来表示这封信的补充内容，通常比较简短，应该慎用。附言一般位于抄送的下方第二行处，经常缩写为P.S.，例如:
P. S. : The samples will be sent to you tomorrow.
外贸信函主要格式
①齐头式(Full Block Form)
②缩进式(Indented Form)
