在对询盘有了基本的认识后，还要根据询盘的重要程度来安排不同的销售人员，并在规定的时间内遵守一定的规则来回复询盘。比如前面我们提到，新客户的询盘最好安排有经验的老业务员来回复;老客户的询盘则可以请销售助理按照公司目前的价格方案回复，同时暗抄(就是电子邮件中的秘密抄送)给销售经理;如果回复比较重要的询盘，最好能够以传真的形式答复客户。总的来说，有以下几个回复询盘的经验可供出口商参考：
重要的询盘请经验丰富的销售人员回复，老客户的例行询盘可以交给业务助理。
新客户的询盘请经验丰富的销售人员进行解读，在按照对应的标准模板回复并得到反馈后，交给沟通能力较强的销售员来处理后续跟踪事宜。
按照前面询盘的分类，准备各种不同的模板，灵活运用，提高回复效率。
新客户的询盘一般要求在 24 小时内回复，并在4个工作日内跟踪客户是否收到回复。
首次回复要以询问客户的问题为主，目的是进一步明确客户的需求。
首次回复不适合给客户发送附件，特别是大附件，而应建议客户到网站自助下载。
在得到客户回复后，第二次回复时可以把企业的简介PPT(使用微软公司PowerPoint制作的幻灯片)发送给客户，并在邮件中说明附件的大小，以便客户处理。这个PPT只是要给客户一个更清晰的认识，只需介绍企业的一般情况，产品信息的介绍要有所保留。比如产品指数、参数、认证、定制等问题可以暂时不告诉客户，而等客户需要时再提供。这样可以控制客户的沟通节奏，并且把一次让客户满意的机会分拆成了几次让客户满意的机会，何乐而不为呢？
具体的回复内容，认为要做到简洁、可信、恰当！
简洁：语言要精练，不要啰唆。要知道，很多国外商人的耐心是很差的，你浪费他的时间就等于在谋财害命。千万不要小看处理电子邮件的艺术，其实很多外贸业务员都不知道如何写一封好的询盘回复。其中的关键就在于你能否很好地把握买家询盘的真正意图，从而给他最需要的最有针对性的答复。
可信：简单并不是要你省略最基本的礼仪，相信任何一个人都不喜欢不礼貌的回复。和买家开始联系时还要注意，在电子邮件的后面，一定要附上你的详细联系方式，包括你的姓名、职位、公司名、电话、传真、E-mail地址、网址和公司地址等信息，给对方一个很正规的印象。有些厂商复时常常丢三落四，很容易给人留下不良印象。
恰当：恰当其实是最不容易的！这里面不仅包含了前两个因素，更重要的是还需要专业。
买家总希望和精通产品的人打交道，如果你在回复询盘时错误百出，一看就是外行，买家会认为你不是真正的生产厂家，或者对产品并不熟悉，买家很可能就不回复你了。所以，回复时一定要详细注明产品的规格、包装方式、功用、报价等资料。
充分利用电子邮件传递图片的优势，这样更能说明问题，同时也可以降低成本。但如果为了让客户更容易收到你的回复，第一封询盘的回复也不宜加上图片，因为有的邮箱不能接收带附件的邮件。
发出邮件之前，要仔细地检查一下，看有无拼写或语法错误，尽量不要给别人留下不良印象。
报价要斟酌，不要留下太大的压价余地，否则会让买家产生怀疑。而且要细分客户，也就是说根据客户所在不同的国家、地区给出不同的报价。比如欧美客户和南美、中东客户的价格承受能力不同，如果你给南美、中东的客户报欧美市场的价格，很可能会把对方吓跑。
