在外贸工作中，外贸员要逐渐形成自己的节奏，不要完全被客户带着走。另外，不论客户是否决定与我们合作，外贸员都应该坦然接受，试着去理解客户，用措辞得体的邮件展现自己的良好修养与风度。
要掌控收发邮件的节奏
不论是主动给客户发邮件，还是回复客户的邮件，都要有一定的节奏，不要客户刚一有点儿消息，你就迫不及待地回复对方，更不能在客户有疑问需要解答时，故意晾着对方，对客户的消息置之不理。
一般来说，在刚开发客户的阶段，给客户发邮件时节奏要慢一些，不要总是连续不断地发，也不要在邮件中催促客户尽早做决定，而应该给予客户充足的考虑时间，让客户自己做决定。在这个时候，即使你催促客户，客户也不会快速地做选择，而会在仔细考量过后再做决定。而且，如果外贸员此时频繁联系客户，很可能令客户感到厌烦，被客户拉进黑名单。
当客户确定采购你的产品，进入到下单的阶段时，外贸员则要时刻处于“待机”状态，及时消除客户的疑虑，及时有效地满足客户的需求，进而趁热打铁，促使客户下单。
在付款阶段，外贸员则需要有一定的耐心，放慢发送邮件的节奏，不要总是催促客户，而应该给客户一段时间，让客户有足够的时间整理产品资料、合同等，不要因为客户没有付款而把客户看成骗子。
当然，不论是在哪个阶段，外贸员写的邮件都应该体现出专业性，让客户可以信任你。
要注意邮件写作的语气
提到要注意邮件的文字、回复节奏，大多数外贸员都表示可以理解，但是一提到语气，很多外贸员会感到很疑惑:这也不是打电话，也不是面对面交谈，怎么还涉及语气呢?
举个简单的例子，当在微信上给他人发文字消息时，面对不同的沟通主体，我们的语气也会跟着变化。比如，当给家人发消息时，我们的语气会很亲昵，句子末尾会加上一些“啊”“呀”之类的感叹词;当给熟悉的同学或朋友发消息时，我们的语气会显得很轻松，甚至连一句话都可以拆成好几条消息来发;而在给领导或同事发消息时，我们的语气会变得正式、刻板一些，会加上“请”“您”“麻烦了”之类的词汇。
外贸员在与客户沟通时，客户也可以在句子的语气上读出外贸员的内心想法。如果外贸员表现得唯唯诺诺，在语气中表现出弱势的一面，客户就可能会变得很强势，不断地给外贸员施压，要求外贸员满足自己的各种条件;而如果外贸员表现得很强势，又会伤了客户的自尊，影响拿到订单。所以，以一种不卑不亢的语气去处理邮件，拿捏好写邮件的分寸，让客户看到外贸员专业的一面，既有助于拿下订单，又有助于与客户建立平等和谐的关系，保持良好的沟通。
