外贸商务函的书写特点有什么呢?


*礼貌。


这里所说的礼貌,并非只是使用诸如your kind inquiry, your esteemed order等等的礼貌用语。更是要体现一种为别人考虑,多体谅对方心情和处境的态度。假如本着这种态度去和别人沟通,那么即使你这次拒绝对方的要求,也不会因此失去这个朋友,不会影响以后合作的机会。

尤其要注意,在双方意见不一致的情况下,首先要理解和尊重对方的意见。当别人的建议不合理,或对你的指责不公正时,请表现出你的高调,你可以言之凿凿,表达你的观点,但是要注意注意礼节礼貌,避免使用无礼的语言。


也要提醒一下,中国人有一句话叫“过犹不及”。凡事,一旦过头,效果反而不好。彬彬有礼,也许会变成恭维,真诚过了头,也会变得天真幼稚。因此,最关键的是把握好“度”,才能达到预期的效果。


*简洁。


正如前面所说,用简练的语言书写信件,使你的书信看起来简明扼要,清晰易懂。使用普通词汇,避免生僻或拼写复杂的单词。一词能表达,而不能使用词汇。使用多个短句,因为短句容易理解。更少地使用“和”、“but”、“however”、“consequently”等连词来使句子冗长。不要在同一信件中使用多于一个意思相同的词。


*精确。


关于数据或特定信息,如时间、地点、价格、货物编号等,尽可能做到精确。这将使交流的内容更加清晰,更有助于加快交易的过程。


*目标明确。


请在邮件中注明对方公司的名称,或直接在信头称呼收件人的姓名。这将使另一个人知道该邮件是专门发给他的,而不是那些群发的,因此表明了它的重要性。当然,如果你不能确定收信人的姓名,可以在称呼栏中加上"Dear Sirs"或"Dear Sir or Madam"。


*言简意赅。


请在邮件中注明对方公司的名称,或在信头直呼收件人姓名。这将使另一个人知道该邮件是专门发给他的,而不是那些群发的,因此表明了它的重要性。当然,如果你不能确定收信人的姓名,可以在称呼栏中加上"DearSirs"或"DearSirorMadam"。


*迅速回应。


要及时回复买家,一定要及时。由于采购商通常只看到最早的几次回复,从中选择合适的供应商。假如你的回复不够及时,你会因没有抓住机会而失去商业机会。


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