一、回复客户询价应尽量按照客户要求的报价格式，有利于客户存档。
一些外国客户的询价，尤其是中间商，有一个相对固定的格式。从客户的角度来看，首先是查询中列出的参数或项目通常是客户最关心的统一内容格式，方便客户逐项比较不同供应商的报价。因此，销售人员在回复客户询价时，应尽量采用客户要求的报价格式。即使采用自己的报价格式，也不能太简单，只是回复一个价格，但至少要提供价格、产品型号规格、产品包装、样品成本、装运期、付款方式、报价有效期等详细信息。由于报价内容足够详细，产品描述足够清晰，可以显著提高客户对供应商的信心。
目前，外部报价通常通过E-MAL进行。报价时，尽量不要直接在邮件正文中回复。最好将报价单制作成单独的文件，并以附件的形式发送给客户，以便客户存档。如果您直接在邮件文本中回复报价，除非客户将复制并单独存档，否则此类邮件将被客户的大量往来邮件淹没。当客户真正需要它时，他们甚至找不到我们的联系方式。
二、回复客户询价应尽量按照客户要求的价格条款报价。
在不同的价格条款(贸易术语)下，买卖双方承担不同的风险、责任和费用。因此，即使在不同的贸易术语下，同一商品的价格也有明显的差异。客户在询价时，出于自身业务的需要，一般会询问具体贸易术语下的价格。例如，客户在CIF条件下询问螺纹钢的价格。根据CIF的价格构成，销售人员不仅要掌握螺纹钢的国内采购成本，还要逐一计算各种费用，包括国内运输仓储费用、通关费用、从装运港到目的港的运费和保险费，并将这些费用计算到报价中，即CIF报价=国内采购成本+国内费用+净利润+国外运费+国外保险费。
此外，经验丰富的销售人员根据客户要求报告CIF价格，并注明相应的国外运费和保险费的具体金额。这样做的目的是，如果客户需要了解FOB或CFR条件下的价格，他不需要再次询问，也不需要通过船舶公司和保险公司查询运费和保险费。他可以很容易地根据这三种价格之间的关系来计算；第二，我们可以让客户觉得我们的报价清晰真实，给客户留下更好的印象，自然更容易打动客户。
但在实际业务操作中，一些销售人员忽略了这一点。例如，一些客户要求报告FOB的离岸价格，但销售人员在接到客户询价后直接回复EXW，即卖家工厂的交货价格；更重要的是，在客户进一步确认之前，报价并没有反映价格条款与客户询价的不一致性。这种做法很容易失去客户。
