在实际外贸工作中，虽然业务员与客户经常通过邮件或即时聊天工具进行沟通，偶尔电话沟通，面对面谈判的机会并不是很多，但是，不得不承认的是，面对面谈判成单的概率是所有沟通方式中最高的。
如果客户提出面谈，业务员应该感到高兴，能与客户面对面交流，近距离了解客户的需求，就算最终未成单，也得到了一次免费学习和锻炼自己的机会，何乐而不为呢？只要把自己该提前了解的事情了解到位，该提前准备的资料准备好，既来之则安之，没什么值得紧张的。
确定会面时间和地点
业务员收到客户询问是否可以来公司面谈的消息之后，一定要第一时间回复客户，了解对方来访的主要目的并向他表示欢迎，然后与客户确认具体的来访时间，并沟通是否需要帮忙预订酒店，以及同行的人数等，以便到时安排接送。除此之外，负责接待的业务员还要对客户家乡的饮食禁忌、风俗习惯有一定的了解。
对于客户来访的主要目的，业务员心里一定要有数，以便提前准备相关资料——客户来了，要有东西可谈，要对合作有实质性的推动，不然人家千里迢迢而来，付出了时间、精力，业务员却因准备不足而无话可说，白白浪费一次面谈的好机会。
寻求面谈的客户一般分为两种，即有明确目标产品的和暂时没有明确目标产品但有合作意向的。关于接待这两种客户分别需要做哪些准备工作，我将在3.1.2小节中进行详细说明。
对于有多名来访人员同行的客户，业务员最好提前了解每个人的身份、职位，以便知道该跟谁谈，如何去谈。
关于订酒店，多数客户会自己选择并预订合适的住处，但也会有例外。我就遇到过一个客户，他自己在网上选了两个酒店，但不知道哪个更好，便让我提建议。我查了一下两个酒店的位置和房价，选了一个性价比较高的推荐给了他，他人住后很满意，非常感谢我的帮助。
所以，在客户确定来访后，一定要了解一下对方有没有订酒店，需不需要帮助。如果已经订好了，就提前问明客户酒店的名称和具体地业，方便接送。
关于饮食禁忌、我是在这方面犯过错误的。有一次，我接待了一位来自印度尼西亚的客户，到了午餐时间，我原以为他会像其他海外客户一样，想尝尝中国美食，没想到在我满心欢喜地发出邀请的时候，他郑重地向我摇了摇头，从自己随身携带的包里拿出一个被包裏得很严实的东西，并指着它对我说：“Teal his.（我吃这个。”我这才知道，原来他是一个穆斯林，因为饮食禁忌很多，所以习惯自己随身带食物。
关于风俗习惯，业务员可以事先了解一下客户家乡的风土人情，便于在初次见面时找到聊天突破口，迅速亲近。商务谈判虽重在商务务，但也不必只谈商务。
很多国外客户来中国，并不只是处理一件事情，或者拜访一个供应商，往往都有自己紧凑的行程安排，毕竟来一趟不容易。所以，跟客户约定好时间后，务必要守时，在客户来访的前一天，最好再次与他确认一下，以防出现什么变动。
会面时，通常是供应方派车去车站或机场迎接客户，会面地点一般选在公司，或其他根据目标合作产品的特点特殊约定的公开场合。
这里需要提醒的一点是，害人之心不可有，防人之心不可无，如果客户提出在酒店房间等较私密场所会面的要求，业务员可酌情拒绝，在努力工作的同时，也要注意保护自己。
