在交货期前一周，要通知客户验货。如果客户要自己或指定验货人员来验货，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知生产部（或生产厂家）。如果客户指定由第三方验货公司或公正行等验货，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。
(一)准备工作
外贸跟单员在验货前要做好以下准备工作。
1.了解验货标准
如果合同规定客户验货或第三方验货，则在订货后，跟单员就应要求客户或第三方验货公司提供一套验货标准。
2.了解验货内容
跟单员只有了解验货内容才能做到心中有数，一股来说，验货内容主要包括以下方面。
(1)在正式验货前，询问订单的情况，如整批货物是否都已生产完成？如没有全部完成，那完成了多少？已打好包装的成品有多少？没完成的是否正在做？如货物正在生产中，验货人员可能要去查看生产过程。余数什么时候完成？对已完成的货物，验货人员会查看并记录堆放情况并点数(点箱数/卡板数)。注意，这些情况都会填写在验货报告中。
(2)用照相机拍下和核对外箱唛头和装箱情况，查看其是否与落货通知书要求相同，如果还没装箱，验货人员会询问工厂纸箱到位没有。如果已经到位，就算还没装箱，其也会先检查纸箱唛头、尺寸、纸箱的质量、清洁度和颜色等，但通常会让工厂先装一箱进行检查；如纸箱还没到，则会询问什么时候到。
(3)称货物的重量(毛重)和量度外箱的尺寸是否与所印的落货通知书相符。
(4)在验货报告上填写具体装箱资料，如多少只(个)入一内盒(中盒)，多少只(个)入一外箱，写法为: 50只/内盒，300只/外箱。还要检查纸箱是否已打包好，外箱是否用“工”字形封箱胶带上下封好。
(5)按照指示进行摔箱测试。
(6)抽样检查外箱是否有破损，检查内盒(中箱)是否为四页盒，内盒内的间格卡是否有杂色。
(7)检查产品有无破损。
(8)根据标准数量指示抽查货物。
(9)用照相机拍下货品情况，包括不良品和在生产线上的情况。
(10)核对货品与菲林片和有关要求是否一致，如产品颜色、商标颜色和位置、大小、外观、产品表面处理效果、产品功能等。
(11)检查彩盒有无破损，有无折痕，印刷效果是否优良，是否和打样一致。
(12)检查货品是否使用全新原料，原料要无毒，油墨也要无毒。
(13)检查货品各零件是否装好、装到位，不可松动或脱落。
(14)检查货品功能是否正常，操作是否正常。
(15)检查货品有无披锋，不可有毛边利角。
(16)检查货品和纸箱(包括包装彩盒、纸卡、塑料袋、不干胶、气泡袋、说明书、发泡等)的清洁度。
(17)检查货品是否完好和在良好情况下存放。
(18)验货人员填写验货报告后，应告知不良品及其具体情况，然后让负责人签名并写上日期。
(二)接待并配合验货
外贸跟单员要提前通知相关部门将所验货品准备好，并派人协助搬运、开箱等工作。在实际验货时，要全程陪同跟踪，并回答验货人员的各种问题，确保验货正常进行。
(三)应对第三方验货人员的刁难
在生产产品之前，跟单员定要与客户就相关的检验、技术达成一致，并形成文件，以防止第三方验货人员的刁难。
如果在实际验货时，第三方验货人员违背文件的规定，跟单员可以请他们在提出问题的样品上签字，留下证据。
