外贸跟单员除了跟进货物生产与发货，还需了解报关流程并准备相关报关资料，这是国际贸易中货物顺利出口的重要环节。
1.货物申报有电子数据报关单申报形式和纸质报关单申报形式，两者均具有法律效力。
电子数据报关单申报形式是企业通过电子系统，按要求向海关传送报关单电子数据并备齐随附单证的申报方式。
2. 纸质报关单申报形式是企业按海关规定填制纸质报关单，备齐随附单证向海关当面递交的申报方式。企业一般应以电子数据报关单形式向海关申报，特殊情况下经海关同意可先采用纸质报关单形式申报，事后补报电子数据，且补报的电子数据应与纸质报关单内容一致。申报随附单证包括合同、发票、装箱清单、提（运）单、进出口许可证件、载货清单（舱单）、代理报关授权委托协议及其他进出口单证。
3. 申报日期是指申报数据被海关接受的日期。以电子数据报关单形式申报的，申报日期为海关计算机系统接受申报数据时记录的日期；以纸质报关单形式申报的，申报日期为海关接收纸质报关单并进行登记处理的日期。
准备报关单证
为了做到如实申报，外贸跟单员须认真准备，并检查所有申报单证资料，确保提交的单证齐全、合法、有效，以便货物顺利报关放行。报关单证主要包括:
(1)报关单；
(2)合同；
(3)发票；
(4)装箱单；
(5)产地证；
(6)代理报关委托书；
(7)出口载货清单；
(8)代理报关委托协议；
(9)检验检疫证书；
(10)出口货物属于国家限制出口或配额出口的应提供许可证件或其他证明文件；
(11)其他海关监管条件所涉及的各类证件。
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