在对外贸易业务中，客户下达的订单常常会出现临时变更的情况。一般而言，变更集中在订单数量、产品结构以及包装要求等方面。一旦外贸跟单员接到客户订单变更的消息，需立即停下手中事务，迅速进行处理。若处理稍有延迟，极有可能造成重大损失。例如产品结构出现变化，外贸跟单员若未能及时告知相关部门，等到出货时才发现问题再进行更改，会产生高额的返工成本，甚至可能出现废品。
确认变更可行性
当收到客户的变更通知后，外贸跟单员首先要明确变更的具体内容，同时判断工厂是否能够接受，以及工厂现有的生产条件能否满足变更需求。倘若工厂无法完成客户要求的修改，就需要与客户协商采用其他替代方案或者本批货物暂不修改。
书面通知关联部门
若工厂具备完成修改的能力，外贸跟单员应即刻以书面形式将变更内容传达给相关部门，生产部尤为重要。
在订货通知单发出后，倘若客户在数量、交期或者技术方面有临时变更需求，跟单员需另行填写 “订货变更通知单”，并分发至各个相关部门。
变更后的订货通知单需加盖 “已修订” 标识，并注明取消原订货通知单的编号。在分发新通知单时，要同步回收旧的通知单，防止出现混淆情况。
若客户在订货通知单发出后取消订单，应及时发出订货变更通知单告知各部门订单取消的消息，并回收之前发出的订货通知单。
若客户修改订货的产品型号、规格，按照原订单变更流程处理，同时依据新订单发出订货变更通知单。这样能够确保订单变更处理有序进行，降低风险与损失。
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