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外贸签署合同与订单在贸易中具有三项作用：作为合同成立的证据、作为合同成立的条件、作为合同履行的依据。合同成立时间以接受送达发盘人为准，部分合同须获批后成立。有效订单须满足当事人有行为能力、有对价或约因、内容合法等五项条件。电子商务合同可经电子手段订立。

一：签署合同、订单的作用

1.合同成立的证据

以口头谈判方式达成的交易，必须签署书面合同作为凭证。

2.合同成立的条件

买卖双方为达成交易而交换的信件、电报或电传，heartbeat也能构成书面合同。不过，若磋商时一方声明并经另一方同意"合同成立以双方签订正式书面合同或确认书为准"，则即便双方已就交易条件全部达成一致，在正式书面合同或确认书签订前，合同仍未成立。此时，正式书面合同或确认书便成为合同成立不可或缺的条件。

3.合同履行的依据

无论买卖双方通过口头或书面磋商，在达成交易后将商定条件全面、清晰地逐一列于书面文件，对于进一步明确双方权利义务、为合同正确履行提供依据，均具重要意义。

二：合同成立的时间

《联合国国际货物销售合同公约》规定，接受于送达发盘人时生效，接受生效之时即为合同成立之时；合同一经订立，买卖双方即建立合同关系，互受约束。

实际业务中，双方有时约定以合同所列签约日期或以收到对方确认合同的日期作为合同成立时间，在此两种情形下，合同关系于签订正式书面合同时成立。

此外，我国法律、行政法规规定须经国家有关部门批准的合同，于获得批准时方告成立。

三：订单生效条件

依各国合同法，一项具有法律约束力的合同要成为有效合同，除买卖双方就交易条件经发盘与接受达成协议外，还须具备以下有效条件。

1.当事人须具备签订合同的行为能力。买卖合同当事人主要为自然人或法人。我国法律除限制未成年人、精神病人签约能力外，还对部分合同主体作出限定，如仅取得对外贸易经营权的企业或其他经济组织方可签订对外贸易合同；无此经营权者须委托有经营权企业代理。

2.合同须有对价或约因。对价（Consideration）指当事人为取得合同利益所付代价，属英美法概念；约因（Cause）指当事人订约追求的直接目的，属法国法概念。依英美法与法国法，合同唯有存在对价或约因方为有效，否则不受法律保障。

3.合同内容须合法。

4.合同须符合法定形式。当事人约定采用书面形式的，应采用书面形式。

5.当事人意思表示须真实。各国法律均认为，意思表示真实方能使合同具有约束力，否则合同无效或可撤销。

四：电子商务合同的签订

1996年6月14日，联合国国际贸易法委员会第29届年会通过《电子商业示范法》，允许贸易双方以电子手段传递信息、订立买卖合同并转让货物所有权。

我国《合同法》第11条规定："合同的书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现可载内容的形式。"