商品展销和谈判是经济活动、社交活动的统一,实现经济活动的目的时,必须处理好各方面的关系,尊重和礼遇客户和对方。因此,熟知和掌握有关的商务礼仪、礼节规范,也是商务活动的参与者必备的素质之一。
商品展销和谈判中的一般礼仪是指在从事这些活动中相互问候、致意以及给予必要协助时一些惯用的表达尊重与礼遇的形式。
(一)打招呼
商品展销和谈判过程中,与参观者、客户在初次见面时要相互致意,统称为“打招呼”这是最简便往往也是最重要的礼节。这个环节中有三个值得注意的问题:一是问候要有顺序,基本的准则是“位低的先行”,即下级首先问候上级、主人先问候客人、男士先问候女士。在商品展销和谈判活动中,展销人员应该主动问候参观者和客户,让对方感受到温暖和热情。二是正确使用称呼,最安全的通用的称呼方式有:称行政职务、称技术职称、时尚性称呼(先生、小姐、女士)等,同时应该使用尊称,,如“您”“贵公司”等。三是内容有别,生人和熟人、中国人和外国人有别。与日本人打招呼通常的用语有“您好”“请多关照”等,与中东地区信奉伊斯兰教的客户打招呼的第一句话是“真主保佑”与东南亚信奉佛教的客户打招呼的第一句话是“愿菩萨保佑”。
(二)介绍
介绍是商务活动中结识朋友、与客户建立良好关系的第一步。商品展销活动中,介绍一般包括自我介绍、业务介绍,贸易谈判中还包括介绍他人。
自我介绍时,尽量先递名片再介绍,态度要既热情又不卑不亢,内容要简单明了,一般应说明自己的姓名、身份、单位等,并表达出“欢迎对方前来参观”的愿望。
业务介绍时,要注意两点:一是要把握时机,要在客人感兴趣或想进一步了解的时候再介绍产品,不能强迫服务,破坏对方的心情。二是要掌握分寸,突出企业产品的优点和特色,按照“人无我有、人有我优、人优我新”的原则进行介绍。
介绍他人时,有男女之别,老幼、尊卑之分,一般遵循“尊者居后”的原则,按照男先女后、轻先老后、主先客后、下先上后的顺序,先把年轻的介绍给年长的,先把职务、身份低的介绍给职务、身份高的,先把男性介绍给女性,先把未婚的介绍给已婚的。
在商品贸易谈判中介绍主客双方的原则是:应先把主方的成员介绍给客方,而在身份等级不同的人之间,要依身份从高到低、年龄由大到小的顺序进行。
(三)握手
握手已经成为国内外通用的交际礼节,一般是在相见或者离别时进行,表达欢迎、恭贺、致谢或者相互鼓励之意。
(四)名片使用
作为个人用作交际的一种介绍性媒介物,名片既是身份的说明,也是开展进一步交际和商务活动的信息来源与手段,它在国际商品展销和谈判中是必不可少的。