外贸员给客户发的邮件大多是推销的性质，目的是让客户与其合作，购买他们的产品。因此，外贸员在写邮件时就更要注意推销意图不能太明显，否则极易让客户产生反感。
一封合格的邮件会帮助我们开发出新的客户，会让客户对我们的产品产生兴趣，甚至因此成交。所以，在写邮件时，外贸员一定要注意不要让你的邮件变成垃圾邮件，更不要因为一封邮件而让客户对你失去好感与信任。
一般来说，在写邮件时，外贸员要注意以下几点。
1、切忌夸张标题
标题在邮件中确实是很重要的，很多外贸员也意识到了这一点，于是便不惜以夸张的方式去写标题，意图刺激客户点开邮件，比如在邮件标题中写“Free sample(免费的样品)”“Urgent(迫切的)”等词，客户乍一看确实会觉得很有吸引力，但是当他们打开邮件后，看到内容与标题相距甚远，就会产生一种被骗的感觉，甚至会因此屏蔽这个账号的信息。
我们的目的是让客户认可我们，进而购买我们的产品，仅仅让客户有打开邮件的欲望是远远不够的。所以，外贸员一定要避免使用这类夸张的标题，以免因此而得罪了客户。
2、切忌过多介绍自己
有些外贸员在邮件开头语中会过多地介绍自己，且不说这会浪费客户的时间，还会让客户觉得这个外贸员不够专业。而这个第一印象受到了影响，要让客户改变看法就比较困难了。
外贸员一定要记住，我们写邮件的目的不是推销我们自己，而是推销产品。所以，一定不要过分地介绍自己，客户不会对这些产生兴趣。只有你的产品先过关了，客户才会注意到你。
3、切忌过分渲染产品
产品的品质如何，即使外贸员不向客户介绍，客户心中也会有一个大概的评价，毕竟客户大多是行业内经验丰富的买家。因此，外贸员切忌过分渲染产品，不要言过其实，以免给客户留下不值得信任的印象。
一般来说，在介绍产品时，外贸员的主要职责是将这款产品的卖点或不同于其他产品的地方提炼出来，让客户了解这款产品的特质，并因为这个特质而产生购买欲望。
当然，要因此而提高成交率，就需要外贸员提前了解客户的需求，找准客户的关注点，进而将产品的特质与客户的关注点相结合。
4、切忌报价太高或太低
在利用邮件向客户报价时，所报的价格一定要与市场行情相结合，不应太高，也不应太低。
报价太高，客户可能会被你吓跑；报价太低，客户会觉得你的产品有问题。不论报价的高低,你在客户心中都会留下不够专业、不懂行情的印象。因此，外贸员在报价时，一定要先了解清楚，尤其是对新产品，需要先了解市场行情，然后再向客户报价。
5、避免使用敏感字眼
含有敏感字眼、推销性质很明显的邮件，通常会被系统过滤掉，直接进入垃圾箱，或者直接被拒收，比如含有“best price(价格最低)”“top quality(质量顶级)”等字眼的邮件。因此，外贸员在写邮件时要注意避开这些敏感字眼，以免邮件被系统拦截。
总之，要写好一封邮件，除了要按照一些特定的格式、流程、措辞来写外，外贸员还要注意不要挑战客户的底线，要避免出现一些大的失误。要知道，赢得了客户的认可，外贸员才有机会与客户合作，完成订单。
