国际贸易中,买卖双方在签订合同之后,由于客观或主观原因经常需要对合同内容进行修改和变更。此时,合同的其他事宜或者贸易安排就不得不随着进行变更,这个过程需要双方通过多个途径进行磋商,最终方案才能出炉。

值得一提的是,在对合同进行修订和更改的同时,使用的邮件、电话记录、面谈资料等都要存档,妥善保存在此期间的相关书面文件,以免在以后的交易中引起纠纷,从而可以确认债权债务关系和法律责任归属。

一、注意保留证据

但很多出口商在贸易中忽略了这点,书面证据等不留底,不注意保存,从而为日后可能发生的贸易纠纷埋下了隐患。

二、留存的证据类型

在由于更改合同内容导致的纠纷中,贸易双方的往来信函、电子邮件、在线聊天的聊天记录等都可以作为证据留存,不一定必须要求原始的纸质资料,但是一定要保存下来。而在出口贸易的实际操作中,一些出口企业往往只是通过电话就口头约定了合同内容或对其进行修改、补充,而且出口企业认为事后再让买方出具书面证明可能会给对方留下对进口商不信任、不放心的印象,不利于双方贸易关系的维系和发展。

其实,出口商在和买方达成口头协议或收到买方的口头指示之后,完全可以通过邮件、传真、在线聊天等形式和买方再次确认双方洽谈和指示的内容,并委婉地表示希望买家能书面答复,而这些往来的记录都可以作为证据留存。

从上述两个案例我们可以看到,其实出口企业只需在贸易过程中多个心眼,以各种方式和途径保留贸易过程中的证据,就可以在出险后及时提供有利证明,为挽回损失打下基础。因此,广大出口企业,特别是业务操作人员应该重视贸易往来书面证据的留存,吸取其他企业的惨痛教训,积极维护企业的贸易利益。

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