想要成为一名合格的外贸跟单员也许不是很困难，但是想要在竞争激烈的社会中脱颖而出，就需要努力把工作做得更好，争取成为优秀的外贸跟单员。这就要求外贸跟单员除了具备较强的工作能力，还要掌握一定的工作技巧。
(一)较强的沟通和协调能力
外贸跟单员的工作涉及方方面面，工作跨度非常大，与每个部门都会打交道，要面对的人和事也很多，这个时候强有力的沟通和协调能力就显得十分重要。一名能力较强的外贸跟单员在客户和公司之间、公司内部各部门之间能够游刃有余、得心应手地处理事情如果沟通能力欠缺，那么就处理不好各方的关系，会严重影响工作的开展。外贸跟单员星然只是个助理岗位，职位小但权力大，因为外贸跟单员是各个订单的管理者，要跟踪订单的各个环节，任何部门都要跟外贸跟单员配合，必要的时候还要听从外贸跟单员的指挥有些部门可能会不配合外贸跟单员的工作，这时外贸跟单员就要进行强势沟通:“谁对外贸跟单员不负责，就是对订单不负责，也就是对公司不负责。”若你的想法和思路是正确的，就要坚持，你指出别人的错误，他们也会心服口服。当然，虽然外贸跟单员有时在工作中要进行强势沟通，但是一定要注意技巧，包括称呼、礼貌、说话方式和语气等各个方面。而且，在平时的工作和非工作时间都要注意与不同部门做好相关的非工作的交流和沟通，建立一定的感情，这对今后的工作开展会有一定的帮助。
跟单工作中主要的沟通方法有以下两种
1.跟进沟通
即对工作的提醒、确认和督促，这是一种平常心态下的工作方法
跟进沟通的适用场合:(1)订单期限不是很急，按计划正常进行，可以宽松地完成任务时;(2)订单很普通或徽不足道时;(3)面对能力、信用和权力水平相对较高的人员和部门时。
跟进沟通的口气:“赵经理，我来拿XXX型灯具的图纸。”“张工，NT-06的样机今天能确认吗?”“王厂长，266 订单上的产品明天可以出货吗?”“李经理，XX产品塑胶件库存不多了，请抓紧时间采购哦!”
2.催办沟通
即对工作失误进行催促、要求和下通牒，这是一种自主的或强硬心态下的沟通方法。催办沟通的适用场合:
(1)订单期限比较紧张，按计划正常进行勉强可以完成任务时;
(2)订单已处于延期状态，但仍须尽力完成时;
(3)订单非常重要，对公司具有一定的影响力时;
(4)面对能力、信用和权力水平相对较低的人员或部门时。
催办沟通的口气:“赵经理，如果你在8月21日之前不给我XXX型灯具的图纸，供应商就会延期一周开模。”“请问张工，NT-06明天就要生产，为什么样机还得不到确认?”“王厂长，266订单上的产品出货有什么问题吗?”“李经理，XX产品塑胶件库存已低于安全存量，再不送货就断料了。”
(二)较强的时间管理能力
作为外贸跟单员，一定要有非常强的时间观念和时间管理能力。外贸跟单员遵循的宗旨其中一条就是保证订单按时完成。给客户报价和确认订单时会确定一个具体的交期，一日订单确定，工厂就要开始备料准备生产。一般产品的生产需要经过如下几个过程:原材料的采购、原材料的按时处理、大货生产、产品的后期检验、包装、准备出货。
外贸跟单员要跟踪的范围很广，环节也很多，为了确保订单能按原始交期顺利出货，每个环节都应合理分配相应的时间，每个环节都要有控制点，整个流程要严格按照计划来执行，不能想到什么地方就做到什么地方。单从时间方面来看，如果仅仅关注一个最后的完成日期，那么一旦中间环节出现问题，就不能及时发现，或者当发现的时候已经太晚、无法及时修正。
环节划分越多、越清晰，控制点就越多，时间管理的力度要求就越大，出现问题也就能越早处理，这样才能保证订单按时完成。要紧紧掌握各个控制点是否按时完成，如果没有完成，要找出原因和解决办法，否则就会影响订单的最终交期。比如，按原计划，零部件到工厂的时间是7月10日，但是如果到了7月8日零件供应厂商还没有把零件全部准备好，就要及时沟通，看问题到底出在哪里，若不及时处理，整个后面的环节都要顺延。
(三)较强的产品认知能力
(四)不管是工广还是外贸公司，作为外贸原单员必须对自己的产品了如指掌，包括产品生广过程、产品的规格、严品的性能、产品的成本核算和报价等。如果对产品不熟悉能单过程中，比加在生产线上，就无法发现出现的同题、或者在其他环节上，如果外鼎身不懂产品就很难说服其他人，或者很难判断其他人的信息是否正确，这样就会处于动的境她。同时，如果对产品不燕悉，当某个环节出现同题时就会毫无对策、无法提出进意见。例如，当我们向工厂就某种产品询价时，如果我们事先对这种产品了解得很,就很难判断工厂的价格是否合理，也就很难及时谈到合适的价格。
"因此，作为一名优秀的外贸跟单员，要想使自己的工作卓有成效，首先要熟悉所服的产品。关于熟悉产品的建议有如下五点:
(1)如果是生产型企业要多到生产车间和样品制作部门去;如果是外贸公司，也挤出时间多下工厂，多向操作工人和技术人员学习请教。
(2)如果是接手先前外贸跟单员的工作，通过整理以前与客户沟通过的信函，就会解许多有关产品方面的知识。
(3)多向客户请教。客户既然敢下订单，说明其对产品还是有一定了解的，甚至非精通。而外贸跟单员要做得比客户更专业，把客户当傻瓜是最不明智之举。
(4)多向前辈请教，如果还有其他外贸跟单员。创造机会成为他们的朋友。如果他们愿意传授知识和经验，那么你了解产品将会取得事半功倍的效果。
(5)勤做笔记，做个有心人。将日常订单跟踪过程中的产品相关知识整理成文档并默记于心。
(四)清醒的头脑
外贸跟单员每天接触的订单可能很多，而且各个订单产品规格各不相同，下单时间不同，所处的状态也不同。这时就需要外贸跟单员保持清醒的头脑，各项工作都要井然有序，知道什么工作是最紧迫的，分清轻重缓急。有时会出现混淆同一个客户的不同订单同一个订单的不同型号产品、不同订单的同一个型号产品等情况。一个公司可能有不同的产品，每种产品有不同的供应商，每个供应商有许多不同型号的产品订单在操作，而且这些订单处于不同的进度，如果外贸跟单员不保持清醒的头脑，很可能会张冠李戴，引起工作混乱。
(五)良好的工作习惯和工作态度一名优秀的外贸跟单员要有端正的工作态度，平时工作要非常认真、细致，因为稍有不慎就会出错。同时要养成良好的工作习惯，要学会使用各种常用的办公软件，学会设计各种各样的表格来记录自己的日常工作内容，这样才不会有遗漏。以工作中最常用的办公软件Exeel为例，每名外贸跟单员都要结合自己的工作内容和性质，设计和建立各种相关的表格，按部就班地完成每一项工作。每个细节不仅要做到心中有数，而且要记录在表格中，通过表格，外贸跟单员的工作进度和状态就会一目了然
(六)及时处理异常事件
外贸跟单员的工作环节比较多，各个环节都有可能出现问题。如果不及时发现和更正，最后就会影响订单产品的质量和交期，进而影响客户对公司的印象。当某个环节出现异常情况时要及时提出，要求相关人员或部门改正，并提醒其他人员注意这个同题。如果出现的问题比较大，就要找相关负责人。比如，如果是原材料出了问题，可以找采购，如果是生产过程中出现了质量问题，可以找厂长;如果是出货方面出了问题，可以找单证员等。当出现了较大的问题时，为了及时处理，找对人很重要，不要去找该事件的操作者,因为他无权做决定，也拿不出处理办法，这时就要去找负责人。如果出现的是小问题，那么让操作者解决就可以了，这时去找总经理或企业负责人就显得有点小题大做。所以，为了应对各种异常事件，外贸跟单员要找对人，花最少的时间，以最快的速度、最高的效率来处理各种间题。
