成功的国际商务谈判往往是以最后签署合作协议为最终的落脚点的,合同的签署是商务谈判的阶段性终点,但同时又是商务实践履行的开始。合同签署后合同双方应该严格地履行合同(服务执行),另外,虽然商务谈判过程中会尽量对合同做到细节上完善、全面、准确、肯定和严密的规定,然而还必须清晰地认识到合同不可能包罗万象,在合同的执行过程中,总会有一些无法预料的事情发生,这时就要本着“互相了解、互相信任、互惠互利、长期合作”的精神,来做好履行合同的工作。

1.及时总结谈判成果,推进项目合作有序进展

国际商务谈判的过程往往是一个连续的过程,如在跨境电商的商务谈判中,先期买卖双方是通过电子邮件、在线即时沟通的方式来进行沟通的,当贸易磋商达到重要的环节时,客户有可能会决定来工厂考察,在工厂面对面的谈判之后,双方往往可能对交易标的的品质、价格和其他的重要条款内容达成口头上的一致意见,这样在客户返程之后,业务人员应该即时总结商务谈判的各项成果,一一列出,并向客户发出电子邮件进行确认,客户对谈判成果进行一一确认后,业务员在时机成熟之际,应积极提出合同的拟定和签署问题。在合同签署后,业务人员应积极向客户汇报合同执行的情况,直到项目结束。国际商务谈判的过程,应该是一个有始有终的过程,每个公司都希望和有组织、有责任感的合作伙伴合作,因此具体合作项目的管理层和业务人员应通过及时地总结、跟踪、反馈机制,有意识地推进项目有序进行。

新乡市某振动机械厂是专业生产振动设备的厂家,尤其在振动磨机的生产技术方面处于全国领先地位。一位英国客户在跨境B2B平台上了解到了该公司生产振动磨机的实力,并和该公司的业务员小王进行了电子邮件的沟通后,对供应商的印象不错,但是在正式签署合同之前,客户决定来厂考察并进行面对面的商务谈判,在经历有效的谈判后,客户离开当天,业务员小王就将谈判过程中所达成的振动磨机采购的规格、数量、价格以及客户非常关心的运输问题的解决方案一一列出,发邮件给客户进行确认,然后根据客户的确认回函,立即草拟合同。对工厂实力和对业务员认真而有组织的做事风格的认可促成了双方的最终合作。合同签署后,业务员小王在客户款项接收、产品生产进度、发货事件、接货时间等每个环节都会及时和客户沟通,促进项目的顺利推进。小王严谨的合作态度赢得了客户的极大信任,以振动磨机的合作为起点,该客户又选择该机械厂开展了后续更多的项目合作。

2.必要时建立项目管理小组来监督合同的执行

在大型和长期的合作项目中,商务谈判之后的合同执行过程中,双方都有可能发生有意或无意的违约行为,因此在合同执行阶段有必要成立专门的项目管理小组,把一笔笔违约事件都记录下来,并由对方的项目执行人予以签字确认,然后到一定时候,再从总体上予以解决。有人认为,这种方法有点像算总账,不利于合同的正常执行,他们认为每发生一笔违约就要及时纠正,不然的话问题积得多了,要一起解决很困难。其实,在国际商务活动中,对违反合同的现象采取一笔笔打官司的做法并不是好办法,尤其对大型项目的管理来说,更是如此。因为一笔笔打官司,不但要花费大量的时间和金钱,而且还会影响项目进度。由于在合同条款的谈判中,有很多事情是难以准确预测的,因此,当事先没有预料的事情发生时,每件都要理论一番,分出孰是孰非,然后再确定应由哪一方负责,决定调整价格,追加工作量,或提供相应的技术、设备,这显然是很困难的。在争论是非时,时间就悄悄地过去了,结果常常是非但没有弄清责任方,项目的进度却被耽搁了下来;使双方的利益都受到了损失。例如:上海某公司原来有个与德国斯特纳集团合作的项目,在合同履行的过程中斯特纳集团被美集菲集团兼并了,原来应该由斯特纳集团提供的设备改由原美集菲工厂生产,并且设备的组装、安装、调试、验收也由美集菲的工厂负责,这样对项目执行的许多环节,双方发生了严重的争执,引起了一场风波。于是,上海某公司检查与回顾合同的履约过程,对如何加强技术监理手段作了调整,一方面,向对方明确表示必须保证原合同所规定的订购设备质量以及与此相关的合同的其他规定,如增派外国专家监理督造;增加上岗工人培训,而且这些工人必须持有斯特纳集团所确认的资格证书;要求美集菲集团提前对设备验收等。另一方面,上海某公司不是每发生一件违约的事情就立即与对方交涉,而是采取了“记账”的办法予以记录,并由对方签字确认,然后隔了一段时间,大家一起坐下来心平气和地交换意见,进行一揽子解决。这样,原来十分棘手的问题终于稳妥地解决了。合同的执行得到了保证,项目顺利地进行下去了。可见,合同签字并不意味着谈判的结束,谈判是自始至终地进行的,问题是需要双方本着合作的精神,采取冷静的态度予以正确解决。跨境B2B出口业务中一般商务谈判成果执行流程。

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